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Herrenberg (ots) - Viele Unternehmen wähnen sich beim Thema Zoll auf der
sicheren Seite - operative Routinen laufen, scheinbar genügt der Spediteur.
Dabei wird jedoch immer deutlicher: Hinter unsichtbaren Datenfehlern, kaum
standardisierten Prozessen und blindem Outsourcing verbergen sich echte
Kostentreiber. Wie also lassen sich Risiken und Einsparpotenziale am besten
steuern?
Waren werden importiert und exportiert, Sendungen passieren die Grenze,
Rechnungen werden bezahlt - zumindest auf den ersten Blick scheint alles
reibungslos zu funktionieren. Die Zuständigkeiten für entsprechende
Zollangelegenheiten sind dabei oftmals historisch gewachsen, Prozesse kaum
dokumentiert, Entscheidungen stark auf einzelne Mitarbeiter oder externe
Dienstleister verteilt. Solange keine Prüfung ansteht und keine offensichtlichen
Probleme auftreten, hat das Thema für Entscheider und Verantwortliche damit kaum
Relevanz. Ein gefährlicher Missstand, denn fehlerhafte Zolltarifnummern,
unzutreffende Zollwerte oder falsch angewendete Verfahren summieren sich über
Monate und Jahre hinweg zu erheblichen Mehrkosten. Gleichzeitig bleiben legale
Spielräume wie Präferenzregelungen, besondere Verfahren oder Bewilligungen
völlig ungenutzt. "Viele Unternehmen merken erst dann, wie groß der Schaden
tatsächlich ist, wenn eine Zollprüfung die über Jahre gewachsenen Fehler
sichtbar macht - dann geht es schnell um hohe Nachzahlungen, Bußgelder und
enormen Zeitdruck", erklärt Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH.
"Echte Abhilfe schafft hierbei nur ein kompromisslos strategischer Ansatz mit
einer klaren Steuerung, verlässlichen Prozessen und digitalen Werkzeugen, sodass
Unternehmen allen Risiken proaktiv begegnen und Potenziale vollständig nutzen
können", fügt sie hinzu. Seit 2013 begleitet Janine Lampprecht Firmen durch
genau diese Situationen. Mit einem rund 25-köpfigen Team zählt die Grenzlotsen
GmbH dabei zu den größeren spezialisierten Zollberatungen in Deutschland. Ihr
Fokus liegt auf Konzernen und mittelständischen Unternehmen unterschiedlichster
Branchen - stets mit dem Anspruch, Zoll nicht als reine Compliance-Aufgabe zu
betrachten, sondern als strategisches Steuerungsinstrument auf
Geschäftsführungsebene. Worin hierbei die größten Verbesserungspotenziale liegen
und was mithilfe eines ganzheitlichen Konzepts zur Bewältigung aller
Zollangelegenheiten möglich ist, verrät Janine Lampprecht hier.
Von zweifelhaften Zuständigkeiten bis zu fehleranfälligen Prozessen: Wo
Unternehmen Geld verschenken und unnötige Risiken eingehen
Die Ursachen für hohe, oft unbemerkte Zollkosten liegen grundsätzlich nicht in
einzelnen Ausrutschern, sondern in systemischen Schwächen. So bleiben kleine
Fehler in datengetriebenen Zollparametern über lange Zeit unentdeckt und wirken
bei jedem einzelnen Vorgang weiter. Besonders ins Gewicht fallen dabei drei
zentrale Aspekte: falsch vergebene Zolltarifnummern, fehlerhafte Zollwerte und
unzutreffend angewendete Verfahren. Sie treiben nicht nur Kosten, sondern
erhöhen zugleich das Risiko erheblich. Die eigentliche Ursache liegt jedoch
tiefer: Fehlendes Zollwissen im Unternehmen, unzureichende Prozess- und
Steuerungskompetenz innerhalb der Zollfunktion sowie die mangelnde strategische
Einbindung der Geschäftsführung schaffen ein Umfeld, in dem Unsicherheiten zur
Normalität werden.
In der Praxis fehlen demnach klare Verantwortlichkeiten, verbindliche Standards,
saubere Dokumentationen und regelmäßige Prüf- oder Monitoringroutinen. Hinzu
kommt die Delegationsfalle: Operative Aufgaben werden an Spediteure oder externe
Dienstleister abgegeben, ohne dass Datenqualität, Entscheidungslogik und
Kostenwirkungen intern wirklich kontrolliert werden. Verstärkt wird dieses
Risiko durch eine zunehmende regulatorische Dynamik, bei der neue Vorgaben auf
veraltete Routinen treffen, sowie durch Digitalisierungsbestrebungen, die auf
unsauberen Daten und geringer Digitalaffinität aufbauen. "Ohne belastbare
Datenbasis kann dabei keine Besserung eintreten", so Janine Lampprecht.
Das Potenzial durchdachter Zollprozesse: So geht es besser
Zollprozesse entfalten ihr volles Potenzial erst dann, wenn sie nicht isoliert
als reine Compliance-Funktion betrachtet werden, sondern als strategischer Hebel
entlang von Einkaufs- und Lieferketten. Auf dieser Basis ermöglichen sie es,
Beschaffungsentscheidungen, Ursprungsfragen und Abkommenslogiken frühzeitig
mitzudenken und so direkte Kosteneffekte zu erzielen. Besonders deutlich wird
dies bei der Nutzung von Freihandelsabkommen und Präferenznachweisen:
Einkaufsland, Warenursprung und saubere Nachweise beeinflussen maßgeblich die
Höhe aller Abgaben. Werden diese Stellschrauben systematisch genutzt, lassen
sich Zölle rechtssicher reduzieren. "Zoll bietet enorme Spielräume -
vorausgesetzt, Unternehmen kennen ihre Daten und nutzen die vorhandenen
Regelwerke konsequent zu ihrem Vorteil", betont Janine Lampprecht.
Ein interner Audit schafft hierbei die nötige Transparenz über bestehende
Risiken ebenso wie über ungenutzte Einsparpotenziale und bildet damit die Basis
für eine klar definierte Prozesslandschaft. Daraus lassen sich Rollen,
Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und ein belastbares Management-Reporting
ableiten. In der Umsetzung rücken dabei zentrale Handlungsfelder in den Fokus:
die Qualität von Stammdaten und Tarifierung, die konsequente Nutzung von
Verfahren und Bewilligungen, eine aktive interne Steuerung statt blindem
Outsourcing sowie die gezielte Qualifizierung aller Mitarbeiter. Ergänzt um
regelmäßige Updates, Monitoring und klar geregelte Eskalationswege entsteht so
ein Zollsystem, das steuerbar und belastbar ist. "Der Lohn dafür ist ein
deutlich entspannteres Umfeld mit planbaren Kosten, weniger Prüfungsstress,
geringeren Haftungs- und Bußgeldrisiken sowie schnelleren Abläufen", so Janine
Lampprecht abschließend.
Sie wollen bisher unbemerkte Risiken ausmerzen und von durchdachten
Zollprozessen profitieren? Dann melden Sie sich jetzt bei Janine Lampprecht von
der Grenzlotsen GmbH (https://www.grenzlotsen.de/) und vereinbaren Sie ein
unverbindliches Erstgespräch!
Pressekontakt:
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