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Herford (ots) - Faxgerät statt Cloud, Papier statt Prozesse: In deutschen
Handwerksbetrieben ist die Digitalisierung oft noch Zukunftsmusik. Laut Bitkom
nutzt jeder vierte Betrieb weiterhin das Fax - und nur knapp ein Drittel setzt
auf Online-Meetings. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Aufträge. Während
Kunden längst digital denken, hängen Betriebe in alten Strukturen fest. Wer
jetzt nicht aufwacht, riskiert, den Anschluss an moderne Kundenkommunikation und
effiziente Abläufe zu verlieren.
Digitalisierung muss nicht kompliziert oder teuer sein - aber sie braucht klare
Schritte und den Mut, anzufangen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche fünf
Maßnahmen jedes Handwerksunternehmen sofort umsetzen kann, um produktiver zu
arbeiten, und warum Digitalisierung vor allem Freiheit bedeutet, nicht
Bürokratie.
1. Sichtbarkeit schaffen: Die Homepage als Fundament
Viele Handwerksbetriebe betrachten ihre Website lediglich als Pflichtaufgabe
oder digitale Visitenkarte. Doch eine Seite, die nur existiert, ohne einen
klaren Zweck zu erfüllen, bleibt ungenutzt. Eine gut aufgebaute Website sollte
klare Aufgaben erfüllen:
Sie kann zum Beispiel Kundenanfragen automatisch erfassen und in einer Übersicht
sammeln. Sie kann Bewerbungen erleichtern, indem Fachkräfte sich direkt per
Smartphone mit Kontaktdaten, Anschreiben und Lebenslauf bewerben können. Oder
sie kann Termine automatisch vergeben, etwa für Beratungsgespräche bei
Bauvorhaben. So gewinnt der Betrieb eher neue Aufträge und muss potenziellen
Kunden nicht ständig hinterherlaufen.
Selbst kleine Tools können hier schon große Wirkung entfalten. Ein einfacher
Chatbot oder eine automatisierte Terminverwaltung entlasten das Büro. Für
Betriebe mit einem größeren Vertriebsteam lohnt sich zusätzlich der Einsatz
eines CRM-Systems, während kleinere Unternehmen zunächst mit
Projektmanagementlösungen - etwa Trello als Übergangslösung oder
branchenspezifischen Tools - gut starten können.
2. Posteingang digitalisieren: KI sortiert und filtert
Täglich treffen in Handwerksbetrieben Briefe, E-Mails und Dokumente aus den
unterschiedlichsten Quellen ein. Statt sie manuell zu sortieren, lässt sich
dieser Prozess vollständig digital abbilden. Moderne Tools können Posteingänge
scannen, Inhalte erkennen und automatisch vorsortieren, beispielsweise nach
Kunden, Behörden oder Rechnungen.
Ein KI-gestützter Assistent fasst Nachrichten zusammen, kategorisiert sie und
leitet sie an die zuständige Person weiter. Auf diese Weise entstehen keine
Informationslücken, und die Bearbeitung erfolgt deutlich schneller. E-Mails
werden so nicht länger als reine Nachrichten, sondern als Aufgaben verstanden,
die sich direkt in digitale Workflows integrieren lassen.
3. Buchhaltung automatisieren: Weniger Aufwand, mehr Transparenz
Die Buchhaltung gehört zu den zeitintensivsten Bereichen im Handwerk. Doch auch
hier lassen sich viele Abläufe automatisieren. Digitale Systeme sammeln Belege
zentral, erfassen Rechnungen und ermöglichen Zahlungsfreigaben nach dem
Vier-Augen-Prinzip.
Die Integration mit DATEV oder anderen Buchhaltungsprogrammen sorgt dafür, dass
Daten nahtlos weitergeleitet werden. Durch standardisierte Formate wie PDF oder
ZUGFeRD werden Belege automatisch erkannt und verarbeitet. Dadurch entfällt das
manuelle Sortieren und Weiterleiten, während gleichzeitig eine klare Übersicht
über alle Vorgänge entsteht - von offenen Zahlungen bis zu genehmigten Ausgaben.
4. Digitale Bauakten: Kommunikation zwischen Büro und Baustelle
Noch immer arbeiten viele Betriebe ohne digitale Bauakten. Dabei lassen sich
Projekte heute vollständig mit Fotos, Checklisten, Einsatzplänen, Zeit- und
Urlaubsverwaltung in einem System digital abbilden.
Ein zentrales Tool ermöglicht es, dass Büro und Baustelle in Echtzeit
miteinander kommunizieren. Monteure können vor Ort Zeiten erfassen, Checklisten
abhaken und Rückfragen direkt im Projekt stellen. Dadurch werden
Missverständnisse vermieden, Abläufe beschleunigt und die Dokumentation
verbessert.
5. Standardisierte Prozesse und Controlling: Führen mit Zahlen
Digitalisierung entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn sie auf klaren
Prozessen basiert. Wer seine Abläufe kennt, kann sie digital abbilden, auswerten
und verbessern. Dazu gehört, typische Arbeitsabläufe - etwa Kundenanfragen,
Angebote oder Aufträge - einmal vollständig zu durchdenken und zu dokumentieren.
Checklisten und definierte Arbeitsschritte sorgen für Verlässlichkeit und machen
Fortschritte messbar. In einem zentralen Dashboard lassen sich anschließend
Zeiten, Kosten und Margen auswerten. So wird sichtbar, welche Projekte rentabel
sind und wo Nachbesserungsbedarf besteht.
Auf dieser Grundlage trifft die Geschäftsführung Entscheidungen nicht mehr aus
dem Bauch heraus, sondern anhand von Zahlen. Digitalisierung bedeutet also
nicht, Prozesse zu verkomplizieren - sondern sie so zu gestalten, dass sie
funktionieren.
Fazit: Digitalisierung ist kein Selbstzweck
Wer heute digitalisiert, gewinnt Zeit, Übersicht und Handlungsspielraum. Die
fünf Schritte - Website, Posteingang, Buchhaltung, Bauakte und Prozessstruktur -
bilden das Fundament für einen modernen Handwerksbetrieb.
Am Ende geht es nicht um Technik, sondern um Organisation. Digitalisierung ist
kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um Arbeit einfacher, klarer und
produktiver zu machen. Und genau das ist die Chance: weg vom Fax, hin zu einer
Arbeitsweise, die Zukunft möglich macht.
Über Matthias Niehaus:
Matthias Niehaus ist Gründer und Geschäftsführer der Matthias Niehaus GmbH, die
sich auf praxisnahe Digitalisierungslösungen für Handwerksbetriebe spezialisiert
hat. Mit seiner eigenen Erfahrung als Handwerksunternehmer hilft er Betrieben,
ihre Prozesse zu automatisieren - von der schnelleren Angebotserstellung über
einfache Projektverwaltung bis zur automatisierten Buchhaltung. Statt Theorie
bietet er funktionierende Systeme, die Betriebe entlasten, das Wachstum fördern
und Freiräume schaffen. So unterstützt er Handwerker dabei, echte Unternehmer zu
werden. Mehr Informationen unter: https://matthias-niehaus.de/
Pressekontakt:
Matthias Niehaus GmbH
Eimterstraße 125
32049 Herford
Pressekontakt:
Ruben Schäfer
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