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Göttingen (ots) - Wirtschaftliche Unsicherheit, politische Rahmenbedingungen und
zunehmende Bürokratie zwingen viele mittelständische Unternehmen dazu, ihre
Kosten genauer zu prüfen. Budgets werden hinterfragt, Investitionen verschoben,
Ausgaben reduziert. Besonders häufig geraten dabei die Personalbereiche unter
Druck.
Was auf den ersten Blick nach kaufmännischer Vorsicht aussieht, entwickelt sich
jedoch nicht selten zu einem Problem mit Langzeitwirkung.
Kostendruck trifft den Mittelstand zur Unzeit
In vielen mittelständischen Betrieben werden Kosten weiterhin einmal jährlich
für das Folgejahr geplant. Anders als früher bleiben diese Planungen jedoch
selten über das gesamte Jahr bestehen. Stattdessen werden Budgets zunehmend
unterjährig angepasst, häufig bereits im ersten Quartal.
Bleiben Umsätze hinter den Erwartungen zurück oder verschieben sich
Auftragseingänge, folgt eine frühe Kostenkorrektur. Neueinstellungen werden
zurückgestellt, Recruitingaktivitäten reduziert, Weiterbildungsmaßnahmen
verschoben. Ziel ist es, kurzfristig auf Abweichungen in der Umsatzplanung zu
reagieren und wirtschaftliche Stabilität zu sichern.
"Diese Form der Kostenkorrektur ist betriebswirtschaftlich nachvollziehbar" sagt
Heiko Weiland, Geschäftsführer der auf Arbeitgeber- und Organisationsentwicklung
spezialisierten Vertriebskiste Consulting GmbH. "Sie setzt jedoch voraus, dass
man sehr genau weiß, welche Kosten tatsächlich flexibel sind und welche
Einsparungen später deutlich teurer werden."
Gerade im Personalbereich zeigen sich die Folgen solcher Entscheidungen oft erst
Monate später. Dann, wenn Stellen länger unbesetzt bleiben, Teams überlastet
sind oder neue Mitarbeitende nicht die gewünschte Leistung erreichen.
Welche Hebel bei Personalkosten oft übersehen werden
In vielen mittelständischen Unternehmen richtet sich der Blick bei
Personalkosten vor allem auf das, was sichtbar und planbar ist. Gehälter,
Lohnnebenkosten, Weiterbildungsbudgets und gegebenenfalls Ausgaben für
Stellenanzeigen sind klar zugeordnet, budgetiert und steuerbar. Diese Positionen
gelten als die zentralen Stellschrauben.
Weniger Beachtung finden dagegen die strukturellen Faktoren, die darüber
entscheiden, wie lange diese Kosten anfallen und wie wirksam sie sind.
Dazu zählen unter anderem die Dauer von Vakanzzeiten, die Klarheit von
Anforderungen, der Aufwand für Auswahlgespräche, interne Abstimmungen und die
Dauer von Einarbeitungsphasen. Diese Aufwände werden selten als eigene Kosten
betrachtet. Sie gelten als Teil des Tagesgeschäfts und werden hingenommen,
solange sie nicht akut auffallen.
Hinzu kommt, dass Maßnahmen zur Personalgewinnung in vielen Unternehmen
organisatorisch getrennt sind. Recruitingkosten liegen nicht selten im
Marketing, während Auswahl, Einarbeitung und Bindung im Personalbereich verortet
sind. Eine ganzheitliche wirtschaftliche Betrachtung des Prozesses findet
dadurch kaum statt.
"Der entscheidende Hebel liegt nicht darin, bestehende Budgets zu kürzen,
sondern darin, Abläufe so zu gestalten, dass sie dauerhaft weniger Aufwand
erzeugen", sagt Heiko Weiland. "Unternehmen, die kontinuierlich sichtbar sind,
ein klares Arbeitgeberprofil haben und ihre Prozesse sauber aufsetzen, besetzen
Stellen schneller, führen weniger Gespräche und integrieren neue Mitarbeitende
effizienter."
In der Praxis zeigt sich, dass Sichtbarkeit Vakanzzeiten verkürzt, klare
Anforderungen Auswahlprozesse beschleunigen und strukturierte Abläufe den
internen Koordinationsaufwand senken. Kosten entfallen dadurch nicht, sie wirken
kürzer und zielgerichteter.
Der Eindruck, Einsparungen seien nur über Kürzungen möglich, entsteht meist
dann, wenn diese Zusammenhänge nicht systematisch betrachtet werden. Tatsächlich
liegt ein nachhaltiges Einsparpotenzial häufig in der Art, wie Prozesse
dauerhaft organisiert sind.
Effizienz entsteht durch Struktur, nicht durch Verzicht
Unklare Abläufe, fehlende Standards und unzureichend vorbereitete Entscheidungen
verlängern Prozesse und erhöhen Kosten - unabhängig vom Budget.
Weiland und sein Team analysieren jeden einzelnen Schritt des
Bewerbermanagements. Von der Mitarbeitergewinnung über Auswahl und Kommunikation
bis hin zur Integration und Bindung neuer Mitarbeitender. Prozesse werden
detailliert analysiert, bewertet und auf die individuellen Anforderungen des
Unternehmens ausgerichtet.
Wo es sinnvoll ist, kommen digitale und KI-gestützte Lösungen zum Einsatz, um
Abläufe zu verkürzen, Entscheidungen zu unterstützen und interne Ressourcen zu
entlasten.
"Viele Unternehmen arbeiten engagiert, aber ohne durchgängige Struktur", sagt
Weiland. "Das kostet Zeit, Geld und Energie - jeden Monat."
Besonders kritisch ist dabei die Schnittstelle zwischen Personalgewinnung und
Bindung. Fehler oder Versäumnisse in der Auswahl und Einarbeitung lassen sich
später nur mit hohem Aufwand korrigieren.
Sichtbarkeit als wirtschaftlicher Hebel
Ein essenzieller Faktor, der häufig unterschätzt wird, ist die Außenwahrnehmung
eines Unternehmens als Arbeitgeber. Geringe Sichtbarkeit oder ein inkonsistenter
Auftritt verlängern Recruitingprozesse, erhöhen Streuverluste und kosten
passende Kandidaten.
Unternehmen, die klar positioniert sind und konsistent kommunizieren, erhalten
nicht nur mehr Bewerbungen, sondern auch passendere. Das verkürzt
Entscheidungswege und reduziert interne Aufwände.
"Sichtbarkeit ist kein Image-Thema", sagt Weiland. "Sie entscheidet darüber, wie
effizient Personalprozesse funktionieren."
Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
Aus Sicht von Weiland geht es für viele mittelständische Unternehmen nicht
darum, mehr Geld in die Hand zu nehmen, sondern vorhandene Strukturen kritisch
zu hinterfragen.
Er rät Unternehmen dazu,
- Kosten entlang des gesamten Personalzyklus zu bewerten, statt sie isoliert zu
betrachten
- unterjährige Sparmaßnahmen auf ihre langfristigen Folgen hin zu prüfen
- Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege klar zu definieren
"Wer in unsicheren Zeiten handlungsfähig bleiben will, sollte nicht reflexhaft
kürzen", sagt Weiland. "Wirtschaftlich denken heißt, zu verstehen, wo Prozesse
Geld kosten und wo sie es sparen können."
Effizienz ist eine Führungsfrage
Der wirtschaftliche Druck auf den Mittelstand wird bleiben. Umso wichtiger ist
es, dort anzusetzen, wo tatsächlich etwas spürbar bewirkt werden kann.
Unternehmen, die ihre Personalprozesse bewusst gestalten, sparen nicht an
Menschen, sondern an unnötigen Kosten.
Oder, wie Weiland es formuliert:
"Nicht jede Kostenreduktion macht ein Unternehmen effizienter. Oft entscheidet
erst der Blick auf die Prozesse darüber, ob Sparen wirklich spart."
Über den Experten
Heiko Weiland ist Gründer und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens
Vertriebskiste® Consulting GmbH. Mit seinem Team unterstützt er
Mittelstandsunternehmen in der DACH-Region beim Aufbau starker
Arbeitgebermarken, digitaler Recruitingprozesse, KI-basierter Arbeitsabläufe und
zukunftsfähiger Führungskultur.
Pressekontakt:
Vertriebskiste Consulting GmbH
http://www.vertriebskiste.de
Nadine Weiland
mailto:presse@vertriebskiste.de
Weiteres Material: http://presseportal.de/pm/181653/6209116
OTS: Vertriebskiste Consulting GmbH
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