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Herrenberg (ots) - Stabiles Tagesgeschäft, eingespielte Abläufe, scheinbar alles
im Griff - so bewerten viele Unternehmen ihren Umgang mit Zollangelegenheiten
über Jahre hinweg. Auf Management-Ebene gilt Zoll damit häufig als operatives
Randthema, das einfach "mitläuft", nie aber strategisch gedacht oder
weiterentwickelt wird. Warum aber ist das so? Und noch wichtiger: Welche
Konsequenzen nehmen betroffene Firmen damit in Kauf?
Was in vielen Unternehmen nach Stabilität aussieht, entpuppt sich bei genauerem
Hinsehen schnell als äußerst fragiles Konstrukt: Verantwortlichkeiten rund um
Zollthemen sind unklar, Prozesse historisch gewachsen und Nachweise nur dort
vorhanden, wo sie akut benötigt werden. Während sich gesetzliche
Rahmenbedingungen kontinuierlich weiterentwickeln, bleibt die interne Struktur
damit häufig unverändert. Spätestens mit der Ankündigung einer Zollprüfung zeigt
sich dabei, wie groß die Lücke zwischen operativem Alltag und prüfungsfester
Realität ist. Fehlende Dokumentationen, uneinheitliche Abläufe und nicht
nachvollziehbare Entscheidungen werden plötzlich zum unternehmerischen Risiko.
"Zollprüfungen legen nicht neue Fehler offen, sondern machen sichtbar, was sich
über Jahre unbemerkt aufgebaut hat - mit entsprechendem Bußgeld- und
Haftungspotenzial", erklärt Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH.
"Viele Verantwortliche ahnen zwar, dass Handlungsbedarf besteht, doch im
Tagesgeschäft fehlt oft die Zeit oder die klare Struktur, um das Thema
systematisch anzugehen", fügt sie hinzu. Genau hier setzt die Grenzlotsen GmbH
als spezialisierter Partner an: Seit 2013 begleitet das Team rund um Janine
Lampprecht unterschiedlichste Konzerne und mittelständische Betriebe dabei, Zoll
nicht als Einzelaufgabe, sondern als steuerbaren Bestandteil ihrer
Unternehmensorganisation zu etablieren. Mit klarem Fokus auf Prozesse, Systeme
und Verantwortlichkeiten sorgen die Experten dafür, dass Zollwissen nicht an
einzelnen Köpfen hängt, sondern dauerhaft prüfungs- und managementtauglich
abgebildet wird. Worin die typischen Mängel vieler Unternehmen hierbei liegen
und wie sie sich nachhaltig beheben lassen, verrät Janine Lampprecht hier.
Probleme in der Analyse: Warum Missstände oft unbemerkt wachsen - und welche
Konsequenzen das hat
Zollprobleme entstehen in der Praxis selten durch einzelne grobe Fehler, sondern
durch viele kleine Ungenauigkeiten, die sich über Jahre hinweg unbemerkt
summieren. Unsaubere Daten, Routineentscheidungen ohne regelmäßige Überprüfung
und minimale Abweichungen wirken sich auf eine Vielzahl von Vorgängen aus.
Besonders kritisch wird es, wenn Zuständigkeiten bei einzelnen Personen liegen:
Es fehlt an Redundanz, an systematischer Kontrolle und an einem übergeordneten
Management-Blick auf strukturelle Risiken. "Solange alles irgendwie
funktioniert, wird selten hinterfragt, ob es auch belastbar dokumentiert und
prüfbar abgesichert ist", erläutert Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH.
Genau hier entsteht die gefährliche Lücke zwischen gelebter Praxis und formaler
Nachweisfähigkeit.
Spätestens in Prüfungen treten all diese Defizite gebündelt zutage: Fehlende
oder uneinheitliche Prozesse, unzureichend geschulte Mitarbeiter und mangelnde
Routinen für die Umsetzung neuer Anforderungen gehören zu den häufigsten
Befunden. Hinzu kommt eine schwache Datenbasis, die saubere Prüfungen ebenso
erschwert wie die notwendige Digitalisierung. Die Konsequenzen reichen von
zeitintensiven Nacharbeiten über empfindliche Beanstandungen bis hin zu
Bußgeldern und langfristigen Reputationsrisiken. "Viele Unternehmen
unterschätzen, wie schnell sich kleine Versäumnisse zu systemischen Problemen
entwickeln können", so Janine Lampprecht.
Mit System zum Ziel: Was mit durchdachten Zollprozessen möglich ist
"Betroffene Unternehmen sollten der Thematik daher schnellstmöglich die nötige
Aufmerksamkeit schenken, zumal sie aufgrund zunehmender Datenanforderungen und
Reformvorhaben auf EU-Ebene sowie anhaltender Handelskonflikte nur noch mehr an
Relevanz gewinnt", betont Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH.
Durchdachte Zollprozesse schaffen dabei vor allem eines: Transparenz. Risiken
und wirtschaftliche Hebel werden sichtbar, Verantwortlichkeiten klar zugeordnet,
Abläufe nachvollziehbar dokumentiert. Für Geschäftsführung und Compliance wird
Prävention damit greifbar und steuerbar. Verbindlich verankerte Zuständigkeiten,
saubere Nachweisführung und regelmäßige Schulungsroutinen sorgen dafür, dass
Zoll nicht reaktiv behandelt, sondern aktiv gemanagt wird. Grundlage dafür ist
eine hohe Datenqualität und eine Systematik, die Wiederholbarkeit, Kontrolle und
schrittweise Digitalisierung überhaupt erst ermöglicht.
Neben der reinen Risikominimierung eröffnet dieser Ansatz zudem ein zweites, oft
unterschätztes Potenzial: den wirtschaftlichen Nutzen. Zollprozesse beeinflussen
Beschaffung und Lieferkettenstrategie direkt und können spürbare Kosteneffekte
erzeugen. Besonders deutlich wird dies bei der Präferenzstrategie: Je nach
Herkunftsland, geltendem Abkommen und belastbarem Nachweis lassen sich
Zollabgaben deutlich reduzieren - etwa bei Textilien, bei denen sich der
Zollsatz im Vergleich zwischen Importen aus China und aus einem Abkommensland
erheblich unterscheiden kann. "Wer Zoll systematisch denkt, schützt nicht nur
vor Prüfungsrisiken, sondern stärkt zugleich die Wirtschaftlichkeit seines
gesamten Geschäftsmodells", fasst Janine Lampprecht zusammen.
Sie wollen bisher unbemerkte Risiken ausmerzen und von durchdachten
Zollprozessen profitieren? Dann melden Sie sich jetzt bei Janine Lampprecht von
der Grenzlotsen GmbH (https://www.grenzlotsen.de/) und vereinbaren Sie ein
unverbindliches Erstgespräch!
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