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Reiden, im Kanton Luzern (ots) - Täglich gehen selbst in kleineren Unternehmen
unzählige Anrufe ein. Doch sobald mehrere Kunden gleichzeitig durchkommen
wollen, stößt selbst das engagierteste Team an seine Grenzen: Warteschleifen,
Besetztzeichen und verpasste Termine sind die Folge. Muss schlechte
Erreichbarkeit aber wirklich ein unvermeidbarer Teil des Arbeitsalltags bleiben,
oder gibt es längst eine zielführendere Lösung?
Ob Arztpraxis, Fitnessstudio oder Restaurant: In Unternehmen mit hohem
telefonischem Aufkommen ist das Telefon zentrale Schnittstelle zwischen
Dienstleister und Kunde. Gerade in Stoßzeiten klingelt es ununterbrochen,
während Mitarbeiter parallel Termine koordinieren, Patienten, Gäste oder Kunden
empfangen, Abläufe planen und organisatorische Aufgaben erledigen. Da immer nur
ein Gespräch gleichzeitig geführt werden kann, entstehen Warteschleifen, nicht
selten gehen Anrufe vollständig verloren. Entsprechend groß ist vielerorts auch
der Wunsch nach klaren Abläufen, planbaren Prozessen und sofortiger Reaktion.
Echte Abhilfe gibt es aber nur selten. "Dennoch braucht es eine Lösung, denn wer
dauerhaft schlecht erreichbar ist, riskiert nicht nur unzufriedene Kunden,
sondern auch wirtschaftliche Einbußen und eine zunehmende Überlastung im Team",
warnt Florian Sopa, Geschäftsführer der Soko Labs GmbH.
"Die entscheidende Rettung bietet dabei nur eine KI-basierte Telefonassistenz:
Sie nimmt jeden Anruf sofort entgegen, strukturiert das Anliegen und entlastet
Mitarbeiter spürbar, ohne die persönliche Note des jeweiligen Unternehmens zu
verwässern", fügt er hinzu. Der Unternehmer aus dem Kanton Luzern entwickelte
mit SOVOICE eine entsprechende Lösung, die aus seiner ganz persönlichen
Überzeugung entstand: Aufgewachsen in einer Gastarbeiterfamilie, erlebte Florian
Sopa selbst, wie unstrukturierte Telefonprozesse, Sprachbarrieren und unklare
Kommunikation den unternehmerischen Alltag erschweren können. Mit der Soko Labs
GmbH konzipiert er deshalb maßgeschneiderte Softwarelösungen mit eigenem
Backend, individueller Systemarchitektur und Hosting in Europa - ganz ohne
Abhängigkeit von Drittanbietern. Was SOVOICE dabei im Detail leistet, erfahren
Sie hier.
Von der grundlegenden Integration bis zur individuellen Anpassung: So läuft die
Zusammenarbeit mit der Soko Labs GmbH ab
"Grundsätzlich beginnen wir vor der Implementierung von SOVOICE immer mit der
Durchführung eines Analysegesprächs zur Erfassung bestehender Prozesse", verrät
Florian Sopa. Auf dieser Grundlage erfolgt eine maßgeschneiderte Konfiguration
statt standardisierter Copy-Paste-Lösungen, einschließlich der individuellen
Anpassung der Dialoglogik an die spezifischen Arbeitsprozesse des jeweiligen
Unternehmens. Anschließend wird SOVOICE in bestehende Telefonanlagen, Kalender,
Unternehmenssoftware und branchenspezifische Systeme integriert. Über
API-Schnittstellen erfolgt bei Bedarf zudem die Anbindung an firmeninterne
Verwaltungssysteme. Abhängig vom Integrationsumfang liegt die
Implementierungsdauer hierbei zwischen einem und vierzehn Tagen. Vor der
Live-Schaltung durchläuft das System außerdem eine umfassende Testphase.
Ergänzend dazu werden individuelle Weiterleitungen an Mitarbeiter bei Notfällen
oder komplexen Anliegen konfiguriert, um stets einen reibungslosen Ablauf
sicherzustellen. Auch die KI-Nutzung selbst wird zu Beginn jedes Gesprächs
transparent kommuniziert - eine Gesprächsaufzeichnung erfolgt nur nach
ausdrücklicher Zustimmung des Anrufers. Bei sensiblen medizinischen
Detailberatungen besteht ferner eine klare Begrenzung mit Weiterleitung an
entsprechendes Fachpersonal. Letztendlich berücksichtigen sämtliche Prozesse
regulatorische Anforderungen wie DSGVO, Datenschutzgesetze sowie den EU AI Act
und bleiben an branchenspezifische Anforderungen und Abläufe anpassbar. "In
Kombination mit der strukturierten Einführung sowie der Testphase mit
simulierten Belastungssituationen sorgen all diese Ergänzungen und
Sicherheitsmechanismen unserer Erfahrung nach schon von Beginn an für das nötige
Vertrauen in das neue System", berichtet Florian Sopa.
Besonderheiten und Resultate: Was SOVOICE in der Praxis leistet
Ist die Einrichtung abgeschlossen, sorgt SOVOICE für sofortige Entlastung: Die
KI-Assistenz übernimmt eingehende Anrufe ohne Warteschleifen oder Besetztzeichen
und führt natürliche Dialoge statt klassischer "Drücken Sie die 1"-Menüs.
Hierbei ist sie in der Lage, in über 100 Sprachen bis zu zehn Gespräche
gleichzeitig zu führen, wodurch auch sprachliche Barrieren spürbar reduziert
werden. Wiederkehrende Standardanfragen und häufig gestellte Fragen werden
ebenfalls automatisiert beantwortet, während Termine direkt durch den Zugriff
auf bestehende Kalender vergeben, betriebswirtschaftlich sinnvoll priorisiert
und durch automatisierte Terminbestätigungen sowie Erinnerungen abgesichert
werden.
"Unser Anspruch ist es hierbei, die allgemeine Erreichbarkeit messbar zu
steigern und Teams nachhaltig zu entlasten", betont Florian Sopa. So werden
beispielsweise in einer stark ausgelasteten Praxis, in der zuvor regelmäßig
Anrufe verloren gingen und der Empfang dauerhaft überlastet war, seit der
Einführung von SOVOICE sämtliche Gespräche vollständig angenommen. Die
automatisierte Terminvergabe sorgt für strukturierte Abläufe, reduziert No-Shows
durch Erinnerungsprozesse und verbessert die Teamstimmung durch deutlich
geringere Stressbelastung. Gleichzeitig bleibt die Kommunikation unabhängig von
Tagesform oder Arbeitsaufkommen konsistent und professionell.
Auch Privatkliniken nutzen SOVOICE zur strukturierten Erstinformation bei
Behandlungen wie Haartransplantationen oder ästhetischen Eingriffen, während im
Restaurantbereich Reservierungen und Bestellungen zuverlässig entgegengenommen
werden. Auf diese Weise trägt die KI-Lösung trotz Fachkräftemangel zur
Sicherstellung der Erreichbarkeit bei und erreicht zentrale Zielgrößen wie
höhere Kundenzufriedenheit, effizientere Nutzung personeller Ressourcen und eine
deutliche Steigerung der telefonischen Erreichbarkeit.
Sie wollen Ihren Kunden uneingeschränkte Erreichbarkeit garantieren können und
gleichzeitig Ihr Team entlasten? Dann melden Sie sich jetzt bei Florian Sopa von
der Soko Labs GmbH (https://www.sovoice.ai/) und lassen Sie sich unverbindlich
beraten!
Pressekontakt:
Soko Labs GmbH
E-Mail: mailto:info@sovoice.ai
Website: https://www.sovoice.ai
Weiteres Material: http://presseportal.de/pm/182056/6220196
OTS: Soko Labs GmbH
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