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Ditzingen (ots) - Viele Projekte, viel Aufwand, doch der Gewinn schrumpft. Zeit
für einen genaueren Blick.
Viele projektbasierte Unternehmen arbeiten agil und liefern fachlich exzellente
Ergebnisse. Doch gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten zeigt sich, wie
anfällig das Projektgeschäft sein kann. Die Auftragslage schwankt, der
Kostendruck steigt und oft fehlt der klare Blick auf Ressourcen, Kosten und
Projektfortschritt. Typisches Muster: das Projekt läuft operativ gut, das Budget
neigt sich mit dem letzten Projektdrittel dem Ende zu, doch dann wird klar, dass
der tatsächliche Aufwand deutlich höher ist als geplant.
Oder der Fokus auf Umsatz statt Wirtschaftlichkeit: Die Auftragsbücher sind
voll, aber am Ende zeigt sich, dass die Marge deutlich niedriger ist als
gedacht. Weil interne Abstimmungen, Zusatzaufwände oder nicht kalkulierte
Tätigkeiten Kapazitäten binden. Häufig kommt noch ein Excel-Patchwork hinzu:
Projektplan in einer Tabelle, Zeitbuchungen in einer Insellösung, Reise- und
Fremdkosten in anderen Systemen. Die Daten existieren, aber sie greifen nicht
ineinander. Dann entsteht Projektblindflug.
Weshalb Erfahrung allein im Projektmanagement als Steuerungsinstrument nicht
mehr ausreicht, erklärt Benny Hahn, Co-CEO der ZEP GmbH. ZEP zählt zu den
führenden Lösungen in den Bereichen Projektzeiterfassung, Professional Services
Automation und Projekt-ERP.
Herr Hahn, wo stoßen Sie in der Praxis am häufigsten darauf, dass Unternehmen
ihre Projekte nach "Bauchgefühl" steuern und welche Kennzahlen sollten
Führungskräfte im Blick haben?
Gerade, wenn man sich Beratungen, Agenturen oder IT-Firmen anschaut, die schon
lange im gleichen Themenfeld arbeiten oder ihre Projekte zu Pauschalpreisen
verkaufen, wird deutlich: Die fachliche Arbeit ist hervorragend, die
wirtschaftliche Steuerung der Projekte dagegen oft erstaunlich wenig ausgeprägt.
Auch schauen viele Unternehmen beim Ist primär auf den Umsatz.
Die wichtigere Kennzahl aber ist der Rohertrag, also Umsatz minus
projektbezogene Kosten, denn sie zeigt, ob ein Projekt tatsächlich
wirtschaftlich erfolgreich ist. Beim Soll hingegen existiert meist nur ein
Projektbudget bzw. eine bestimmte Zahl an Stunden. In der Realität entstehen
Abweichungen aber auf Teilprojekt- oder Mitarbeitendenebene. Genau dort sollten
Projektverantwortliche regelmäßig hinschauen.
Wie unterstützt die datenbasierte Steuerung dabei?
Mit einem klar definiertem Soll und transparentem Ist. Denn wenn ich den Ertrag
pro Kunde, pro Projekt und pro Mitarbeitendem analysiere, wird schnell sichtbar,
wo wirtschaftliche Stärken liegen und wo Projekte strukturell unter Druck
geraten. Ergänzt wird das durch operative Kennzahlen wie den Anteil
abrechenbarer Zeit pro Mitarbeitendem sowie durch einen rollierenden Forecast
über mehrere Wochen.
So werden Kapazitätsrisiken früh sichtbar und Projekte bleiben steuerbar, auch
wenn sich Rahmenbedingungen verändern. Wenn Projektplanung, Zeitdaten,
Ressourcensteuerung und Abrechnung zusammenlaufen, entsteht eine integrierte
Datenbasis. Erst daraus wird wirtschaftliche Steuerung im Projektgeschäft
überhaupt möglich.
Viele Mitarbeitende verbinden Datenerfassung zunächst mit Kontrolle. Wie kann
sich der Blick hin zu "Daten als Entlastung" verschieben?
Das ist eine der größten kulturellen Hürden. Vor allem die Zeiterfassung wird
oft mit Kontrolle oder lästiger Dokumentation verbunden. Entscheidend ist, dass
die Erfassung einfach bleibt und zur Gewohnheit wird.
Komplexe Prozesse oder schwer bedienbare Tools führen schnell dazu, dass Daten
unvollständig oder verspätet entstehen. Genauso wichtig ist eine klare Struktur,
bei der Angebot, Projektplanung und spätere Abrechnung identisch sind. Dadurch
bleiben Aufwand, Fortschritt und Wirtschaftlichkeit jederzeit vergleichbar.
Also ohne saubere Datengrundlage gibt es keine belastbaren Kennzahlen ...
... und damit keine Grundlage für belastbare Entscheidungen. Denn
Projektentscheidungen sollten nicht allein auf der Erfahrung einzelner
Führungskräfte beruhen. Erfahrung ist wichtig, aber sie ist immer an einzelne
Personen gebunden. Was aber passiert, wenn diese Person das Unternehmen
verlässt? Oder wenn sich Projekte, Technologien oder Geschäftsmodelle verändern?
Resilienz entsteht dort, wo Erfahrung in Form von Daten für das gesamte
Unternehmen verfügbar wird und Entscheidungen auf einer gemeinsamen Faktenbasis
getroffen werden können.
Weitere Informationen zu den ZEP Lösungen: https://www.zep.de/professional-servi
ces-automation?utm_source=handelsblatt&utm_medium=paidmedia&utm_campaign=handels
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Pressekontakt:
Name: Tanja Hartmann
E-Mail: mailto:tanja.hartmann@zep.de
Website: https://www.zep.de/
Weiteres Material: http://presseportal.de/pm/182231/6248386
OTS: ZEP GmbH
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