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Schwarzenbek (ots) - Volle Auftragsbücher, aber im Büro läuft vieles noch über
Excel, alte Server und gewachsene Einzellösungen. Was lange funktioniert hat,
wird für viele Handwerksbetriebe heute zum echten Bremsklotz. Warum veraltete
Softwarestrukturen heute zum echten Wettbewerbsnachteil werden und wie clever
Workflows Betriebe bei der Modernisierung ihrer Systeme begleitet, erfahren Sie
im Folgenden.
Handwerksbetriebe kennen das Dilemma nur zu gut: Die Auftragsbücher sind voll,
qualifiziertes Personal ist kaum zu finden, die Lohnkosten steigen und die
Margen liegen teils unter fünfzehn Prozent. Wachstum ist unter diesen
Bedingungen nur möglich, wenn effizienter gearbeitet wird, ohne zusätzliches
Personal einzustellen. Doch genau das scheitert in vielen Betrieben an
gewachsenen Strukturen. Über Jahre angesammelte Einzellösungen, manuelle
Prozesse und fehlende Systemverknüpfung bremsen den Alltag spürbar aus.
Informationen müssen gesucht, Abläufe mehrfach angestoßen und Entscheidungen
ständig abgestimmt werden, während Kunden gleichzeitig schnelle Reaktionszeiten
und reibungslose Abläufe erwarten. "Wenn Prozesse nicht sauber strukturiert und
miteinander verzahnt sind, gehen im Alltag Zeit, Übersicht und Marge verloren",
erklärt Chris Möck, Co-Gründer von clever Workflows. "Gerade in gut
ausgelasteten Betrieben wird Effizienz damit zur entscheidenden Grundlage für
Profitabilität."
"Ohne saubere Systembasis scheitert jede Automatisierung. Wer heute glaubt,
künstliche Intelligenz einführen zu können, ohne seine Prozesse und
Softwarelandschaft strukturiert zu haben, wird schnell an Grenzen stoßen",
stellt Artem Axt, Mitgründer von clever Workflows, klar. "Nachhaltige
Digitalisierung beginnt mit einer durchgängigen, modernen Softwarestruktur ohne
Insellösungen- idealerweise zentral gebündelt in einer Software." Das ist keine
Theorie. Als Gründer des Handwerksbetriebs Ultra Voltaik hat Artem Axt selbst
erlebt, welchen Unterschied eine konsequent aufgebaute Systemlandschaft im
Alltag macht. Gemeinsam mit Chris Möck, der aus der Softwareindustrie kommt und
ein tiefes Verständnis für technische Zusammenhänge mitbringt, unterstützt er
heute Handwerksbetriebe dabei, ihre gewachsenen Strukturen neu zu ordnen und
eine funktionierende digitale Grundlage zu schaffen.
Warum viele Tools im Handwerk nicht funktionieren: Wenn Einzellösungen den
Alltag ausbremsen
Viele Handwerksbetriebe setzen bei der Digitalisierung auf Lösungen, die auf den
ersten Blick sinnvoll erscheinen, im Alltag jedoch schnell an ihre Grenzen
stoßen. Excel-Tabellen, lokal installierte Programme oder einzelne Zusatztools
entstehen oft über Jahre hinweg und werden schrittweise ergänzt, ohne dass ein
übergreifendes System dahintersteht. So entwickelt sich eine gewachsene
Softwarelandschaft aus Einzellösungen, die zwar jeweils für sich funktionieren,
aber nicht miteinander vernetzt sind. Die Folge ist ein Arbeitsalltag, in dem
Daten mehrfach erfasst, Informationen manuell übertragen und Prozesse parallel
in verschiedenen Programmen gepflegt werden. Termine stehen im Kalender,
Aufträge werden in Excel verwaltet, Dokumente in Ordnern abgelegt und
Informationen von der Baustelle separat übermittelt, bevor sie erneut im Büro
erfasst werden. Ein automatischer Datenaustausch findet nicht statt, wodurch
unnötige Abstimmungen entstehen, Zuständigkeiten unklar bleiben und wertvolle
Arbeitszeit im administrativen Aufwand verloren geht.
Hinzu kommt, dass viele Betriebe bei der Auswahl neuer Software auf Lösungen
setzen, die nicht speziell für das Handwerk entwickelt wurden. Generische
Projektmanagement-Tools mögen in anderen Branchen gut funktionieren, bilden
jedoch zentrale Anforderungen im Handwerk häufig nicht ab. Schnittstellen zu
Großhändlern wie IDS oder DataNorm fehlen, ebenso wichtige Funktionen für
Kalkulation, Materialbeschaffung oder die Abwicklung auf der Baustelle. "Viele
Betriebe arbeiten mit gewachsenen Strukturen, die nie als Gesamtsystem gedacht
waren", erklärt Artem Axt von clever Workflows. "Das führt dazu, dass Prozesse
unnötig kompliziert werden und Automatisierung kaum möglich ist." Auch externe
Empfehlungen greifen oft zu kurz, wenn das Verständnis für die tatsächlichen
Abläufe im Betrieb fehlt. Statt echter Entlastung entstehen zusätzliche Tools,
steigender Verwaltungsaufwand und im schlimmsten Fall kostspielige
Systemwechsel. Entscheidend ist daher nicht, wie viele Programme im Einsatz
sind, sondern ob sie sinnvoll zusammenspielen und überhaupt zu den Anforderungen
des jeweiligen Betriebs passen.
Was Betriebe wirklich brauchen: Die Grundlage für effiziente Abläufe im Alltag
Um effizient arbeiten zu können, benötigen Handwerksbetriebe keine Vielzahl
einzelner Tools, sondern eine klar strukturierte und durchgängige Softwarebasis,
die alle zentralen Abläufe miteinander verbindet. Entscheidend ist, dass Abläufe
klar strukturiert sind und nicht mehr über mehrere Programme hinweg organisiert
werden müssen. Statt mehrere Programme, Excel-Listen und Ordner parallel zu
pflegen, laufen Informationen an einer Stelle zusammen und stehen im gesamten
Betrieb zur Verfügung. Im Arbeitsalltag bedeutet das vor allem eines: Alle
relevanten Informationen stehen genau dort zur Verfügung, wo sie gebraucht
werden. Projekte, Dokumente und Kundendaten sind sowohl auf der Baustelle als
auch im Büro jederzeit abrufbar, ohne Rückfragen oder doppelte Erfassung. Eine
zentrale digitale Bauakte bündelt alle Informationen an einem Ort, während
Angebote, Aufträge und Rechnungen im selben System erstellt und weitergeführt
werden. Auch die Einsatzplanung und Dokumentation der Mitarbeitenden muss
transparent und für alle Beteiligten nachvollziehbar abgebildet sein, damit
Abläufe reibungslos funktionieren.
Ebenso wichtig ist die Anbindung an bestehende Partner und Prozesse. Gerade im
Handwerk spielt die Verbindung zu Großhändlern eine zentrale Rolle, etwa für
Materialpreise oder Bestellungen. Damit diese Abläufe effizient funktionieren,
müssen entsprechende Schnittstellen vorhanden sein und zuverlässig arbeiten. Nur
wenn alle Bausteine ineinandergreifen, entsteht eine Struktur, die den Alltag
tatsächlich erleichtert, statt zusätzliche Komplexität zu schaffen.
"Zukunftssicherheit im Handwerk hängt direkt von der technologischen Basis ab",
betont Artem Axt. "Wer heute noch mit isolierten Lösungen arbeitet, wird
langfristig weder effizient noch skalierbar arbeiten können."
Wie clever Workflows vorgeht: Erst verstehen, dann umsetzen
Bevor clever Workflows eine konkrete Softwareempfehlung ausspricht, steht die
Analyse des bestehenden Betriebs im Mittelpunkt. Ziel ist es, den gesamten
Ablauf von der ersten Kundenanfrage bis zum After-Sales zu verstehen und
Schwachstellen sichtbar zu machen. Viele Probleme entstehen nicht durch fehlende
Tools, sondern durch unklare Prozesse oder gewachsene Strukturen, die nie als
Gesamtsystem gedacht waren. Genau hier setzt die Arbeit an. Auf dieser Grundlage
entsteht ein individuelles Digitalisierungskonzept, das exakt auf die
Anforderungen des jeweiligen Betriebs abgestimmt ist. Dabei geht es nicht darum,
möglichst viele neue Programme einzuführen, sondern die richtigen Lösungen
auszuwählen und sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Bestehende Systeme werden
dort integriert, wo es sinnvoll ist, und ergänzt, wo Lücken entstehen.
Im nächsten Schritt unterstützt clever Workflows auf Wunsch auch bei der
Umsetzung. Dazu gehören die Einrichtung der Software, die Verknüpfung der
Systeme und der Aufbau automatisierter Abläufe. "Wir schauen uns jeden Betrieb
im Detail an und entwickeln darauf basierend eine Lösung, die wirklich zum
Alltag passt", erklärt Chris Möck. "Entscheidend ist nicht die einzelne
Software, sondern wie gut die Prozesse am Ende ineinandergreifen."
Ergebnisse und Ausblick: Effizienzgewinne heute, Künstliche Intelligenz morgen
Die Ergebnisse einer strukturierten und durchdachten Digitalisierung zeigen sich
im Alltag der Betriebe schnell und deutlich. Prozesse laufen sauberer,
Abstimmungen werden reduziert und der administrative Aufwand sinkt spürbar. Bei
zahlreichen Betrieben konnten so Effizienzgewinne von bis zu 60 Prozent erreicht
werden, je nach Ausgangssituation. Auftragsabwicklung, Dokumentenfluss und
Rechnungsstellung greifen deutlich besser ineinander, während gleichzeitig mehr
Transparenz im gesamten Betrieb entsteht. Für Inhaber bedeutet das vor allem
eines: weniger operative Eingriffe im Tagesgeschäft und mehr Zeit für
strategische Themen.
Diese Entwicklung bildet zugleich die Grundlage für den nächsten Schritt.
Künstliche Intelligenz wird auch im Handwerk eine immer größere Rolle spielen,
etwa bei der automatisierten Bearbeitung von Anfragen, der Nachkalkulation von
Projekten oder im Warenmanagement. Entscheidend ist jedoch die Reihenfolge: Erst
wenn Prozesse klar strukturiert und Systeme miteinander vernetzt sind, lassen
sich solche Technologien sinnvoll einsetzen. "Viele beschäftigen sich heute
bereits mit Künstlicher Intelligenz, ohne die nötige Basis geschaffen zu haben",
erklärt Artem Axt von clever Workflows. "Wer seine Softwarelandschaft nicht im
Griff hat, wird auch von KI nicht profitieren."
Der Weg ist dabei klar definiert. Zunächst geht es darum, eine stabile und
durchgängige Softwarestruktur aufzubauen. Darauf aufbauend können Prozesse
automatisiert und Abläufe vereinfacht werden. Erst im dritten Schritt entfaltet
Künstliche Intelligenz ihr volles Potenzial. "Wer heute die richtigen Grundlagen
schafft, verschafft sich einen entscheidenden Vorsprung für die kommenden
Jahre", so Artem Axt.
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(https://clever-workflows.de/) analysieren.
Pressekontakt:
Axt & Möck Consulting GmbH
mailto:chris.moeck@clever-workflows.de
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Weiteres Material: http://presseportal.de/pm/181845/6252226
OTS: Axt & Möck Consulting GmbH
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