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Mülheim an der Ruhr (ots) - Steigende Kosten, Fachkräftemangel und wachsender
Zeitdruck: In vielen kleinen Unternehmen verbringen Mitarbeitende täglich
Stunden mit wiederkehrenden Aufgaben, die längst automatisierbar wären - und
blockieren damit wertvolle Ressourcen. Doch wie lässt sich das konkret ändern,
ohne in komplexen Tools oder schwerfälligen IT-Projekten zu versinken?
Im Tagesgeschäft kleiner und mittelständischer Unternehmen bleibt selten Zeit,
grundlegende Prozesse zu hinterfragen. Rechnungen werden manuell geprüft, Daten
mehrfach übertragen, interne Abläufe mühsam nachverfolgt und Informationen in
verschiedenen Systemen gepflegt, die kaum miteinander verknüpft sind. Diese
Aufgaben sind wichtig, binden jedoch enorme Ressourcen, die an anderer Stelle
deutlich produktiver eingesetzt werden könnten. Gleichzeitig steigt der Druck
auf die Geschäftsführung: steigende Anforderungen, wachsende Konkurrenz und
begrenzte Kapazitäten treffen auf Strukturen, die oft historisch gewachsen sind
und nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen passen. Viele Verantwortliche
erkennen diese Problematik, wissen jedoch nicht, wo sie konkret ansetzen sollen,
ohne den laufenden Betrieb zu gefährden. Hinzu kommt die Verunsicherung rund um
Künstliche Intelligenz: Zwischen großen Versprechen und technischer Komplexität
fällt es vielen schwer, den tatsächlichen Nutzen für den eigenen Betrieb
realistisch einzuschätzen. "Wenn Unternehmen diese strukturellen Probleme nicht
angehen, verlieren sie jeden Tag wertvolle Zeit, steigern ihre Kosten und
blockieren langfristig ihr eigenes Wachstum - oft ohne es im Alltag sofort zu
merken", erklärt Marc Wehning.
"Genau deshalb sollte man nicht mit Technologie beginnen, sondern mit den
konkreten Aufgaben, die im Unternehmen täglich Zeit kosten. Denn dort
entscheidet sich, ob Automatisierung wirklich entlastet oder nur zusätzliche
Komplexität schafft", so Marc Wehning weiter. Diese Perspektive stammt nicht aus
der Theorie, sondern aus eigener Verantwortung: Über 20 Jahre war er
Geschäftsführer eines E-Commerce-Unternehmens mit rund 50 Mitarbeitenden und
etwa 40 Millionen Euro Umsatz. In dieser Zeit ging es nicht nur um Strategie,
sondern vor allem um die operative Realität - Prozesse, die funktionieren
müssen, Mitarbeitende, die sinnvoll eingesetzt werden sollen, und
Entscheidungen, die sich wirtschaftlich tragen müssen. Genau diese
Spannungsfelder kennt er aus Erfahrung und setzt deshalb heute an einem anderen
Punkt an als viele klassische Anbieter. Statt Automatisierung als technisches
Projekt zu betrachten, verbindet er unternehmerische Erfahrung mit fundiertem
Fachwissen. Als Diplom-Informatiker (FH) verfügt Marc Wehning über eine solide
technische Ausbildung, die er durch seine Weiterbildung im Bereich Künstliche
Intelligenz, unter anderem im Rahmen eines Aufbaustudiums am MIT in Boston,
sowie durch seine kontinuierliche Beschäftigung mit betrieblichen
Informationssystemen gezielt erweitert hat. Dadurch kann er technologische
Möglichkeiten realistisch und praxisnah in den Kontext kleiner Unternehmen
einordnen.
Warum viele Unternehmen an der Automatisierung scheitern
In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen beginnt der Versuch,
Prozesse zu verbessern, mit der Suche nach einem passenden Tool. Was zunächst
sinnvoll erscheint, führt in der Praxis jedoch häufig zu einem gegenteiligen
Effekt. "Das eigentliche Problem ist selten die fehlende Technologie, sondern
die fehlende Klarheit darüber, wie im Unternehmen gearbeitet wird - und genau
dort muss man zuerst ansetzen", erklärt Marc Wehning.
In der Praxis zeigt sich stattdessen, dass bestehende Abläufe selten so klar
strukturiert sind, wie es für eine sinnvolle Automatisierung notwendig wäre:
Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geregelt, Daten werden uneinheitlich
gepflegt und Informationen liegen verteilt in unterschiedlichen Systemen vor.
Wird unter diesen Voraussetzungen direkt auf Automatisierung oder Künstliche
Intelligenz gesetzt, entsteht keine Entlastung, sondern zusätzliche Komplexität
- bestehende Schwächen werden nicht behoben, sondern beschleunigt und damit
sichtbarer gemacht.
Die Folge sind parallele Systeme, steigende Komplexität und eine wachsende
Skepsis gegenüber weiteren Maßnahmen. Gerade Geschäftsführer kleiner Unternehmen
erkennen diesen Effekt schnell: Die Investition ist erfolgt, doch die erhoffte
Verbesserung bleibt aus. Der entscheidende Punkt wird dabei oft übersehen: Die
Probleme liegen nicht in der Technologie, sondern in der Grundlage, auf der sie
eingesetzt wird.
Der entscheidende erste Schritt: Klarheit statt Tool-Auswahl
Ist dieser Denkfehler einmal erkannt, stellt sich für viele Unternehmen die
entscheidende Frage: Wo setzt man konkret an? In nahezu jedem Betrieb gibt es
wiederkehrende Aufgaben, die täglich Zeit binden. Genau hier liegt der größte
Hebel. "Ich beginne deshalb nicht mit der Frage nach dem besten Tool, sondern
mit der Frage: Welche Aufgabe im Unternehmen kostet jeden Tag unnötig Zeit und
bindet wertvolle Ressourcen?", beschreibt Marc Wehning seinen Ansatz.
Statt abstrakter Konzepte setzt er sich dafür direkt mit den Verantwortlichen
zusammen und analysiert, wie im Unternehmen tatsächlich gearbeitet wird. In
einem kompakten Workshop geht er gemeinsam mit der Geschäftsführung die Abläufe
Schritt für Schritt durch, identifiziert Engpässe und macht sichtbar, wo Zeit
verloren geht. Dabei geht es nicht um Theorie, sondern um konkrete Situationen
aus dem Arbeitsalltag. Aus diesen Gesprächen entstehen klare Ansatzpunkte, die
sich direkt umsetzen lassen - ohne lange Projektphasen oder komplexe
Systemeinführungen.
Warum schnelle Ergebnisse entscheidend sind
Doch selbst wenn ein klarer Ansatzpunkt definiert ist, zeigt sich in der Praxis
schnell ein weiteres Problem: Große IT-Projekte scheitern in kleinen Unternehmen
selten am Willen, sondern an der Realität des Alltags. Während Konzepte
entstehen, läuft das Tagesgeschäft weiter - mit allen bestehenden Engpässen.
Deshalb funktionieren Ansätze besser, die auf schnelle, greifbare Verbesserungen
im laufenden Betrieb setzen.
"Die entscheidende Frage ist nicht, wie groß die Lösung ist, sondern wie schnell
sie im Alltag spürbar entlastet - denn genau daran messen Geschäftsführer am
Ende den Erfolg", erklärt Marc Wehning. Der Einstieg erfolgt deshalb bewusst
über klar abgegrenzte Anwendungsfälle, etwa in der Belegverarbeitung oder
Kundenverwaltung. Werden erste Ergebnisse innerhalb weniger Wochen sichtbar,
verändert sich auch die Dynamik im Unternehmen: Skepsis weicht messbarer
Entlastung - und aus einzelnen Maßnahmen entsteht schrittweise ein belastbares
System.
Saubere Daten als entscheidender Faktor für funktionierende Automatisierung
Mit den ersten umgesetzten Automatisierungen rückt ein weiterer, oft
unterschätzter Faktor in den Mittelpunkt: die Qualität der zugrunde liegenden
Daten. Denn Automatisierung funktioniert nicht unabhängig vom System, sie
basiert vollständig auf den Informationen, die ihr zur Verfügung stehen. Sind
diese unvollständig oder widersprüchlich, entstehen nicht nur Fehler, sondern
Abläufe verlieren an Verlässlichkeit und müssen regelmäßig manuell korrigiert
werden.
"Viele erwarten, dass KI Probleme löst, die eigentlich in den Daten entstehen.
Dabei verschärft sie diese oft nur, wenn die Grundlage nicht stimmt", erklärt
Marc Wehning. Genau deshalb bildet eine saubere Datenstruktur die Voraussetzung
für jede nachhaltige Entlastung. Ein zentrales System wie ein CRM, also eine
Software zur strukturierten Verwaltung von Kundenkontakten, Verkaufschancen und
Kommunikationsverläufen, sorgt dafür, dass Informationen konsistent gepflegt und
für weitere Prozesse nutzbar werden. Erst auf dieser Grundlage lassen sich
Automatisierungen stabil aufbauen und dauerhaft nutzen.
Geschäftsführer-Erfahrung als entscheidender Unterschied
Viele Lösungen im Bereich Automatisierung greifen zu kurz, weil sie an der
Realität kleiner Unternehmen vorbeigehen. Denn während technische Ansätze oft
isoliert gedacht werden, müssen Geschäftsführer Entscheidungen immer im
Gesamtkontext treffen: Zeit, Personal, Kosten und laufender Betrieb stehen dabei
in einem ständigen Spannungsverhältnis.
"Ich kenne die Situation, wenn operative Aufgaben, Personalfragen und
strategische Themen gleichzeitig entschieden werden müssen - und genau deshalb
müssen Lösungen im Alltag funktionieren", erklärt Marc Wehning. Diese Erfahrung
unterscheidet ihn grundlegend von rein technischen Anbietern. Statt
Automatisierung als isoliertes Projekt zu betrachten, bewertet er jede Maßnahme
danach, ob sie im betrieblichen Alltag tatsächlich trägt - wirtschaftlich,
organisatorisch und im Zusammenspiel mit den bestehenden Strukturen. So entsteht
kein theoretisches Konzept, sondern ein Ansatz, der sich in der Praxis bewähren
muss - auch im Umgang mit Künstlicher Intelligenz.
KI als Entlastung - nicht als Ersatz
Gerade im Umgang mit Künstlicher Intelligenz zeigt sich, wie wichtig dieser
praxisnahe Blick ist. In vielen Unternehmen ist ihre Einführung weniger eine
technische als eine kulturelle Herausforderung. Während Geschäftsführungen nach
Effizienzgewinnen suchen, entsteht auf Mitarbeiterebene oft die Sorge, durch
neue Systeme ersetzt zu werden. Diese Unsicherheit hat konkrete Folgen: Projekte
werden zurückgestellt, Entscheidungen verzögert oder gar nicht erst getroffen -
selbst dann, wenn die Probleme längst bekannt sind.
"In meinen Projekten geht es nicht darum, Mitarbeitende zu ersetzen, sondern sie
von Aufgaben zu entlasten, die keine menschliche Stärke erfordern", betont Marc
Wehning. In der Praxis zeigt sich, dass Automatisierung vor allem dort ansetzt,
wo repetitive Tätigkeiten anfallen - etwa bei der Verarbeitung von Daten,
internen Abstimmungen oder standardisierten Abläufen. Genau hier entsteht der
größte Hebel: Mitarbeitende gewinnen Zeit für Aufgaben, die Erfahrung,
Kommunikation und Verantwortung erfordern.
Gleichzeitig warnt Marc Wehning vor einem verzerrten Bild von Künstlicher
Intelligenz im Unternehmenskontext. In manchen Fällen werden ohnehin geplante
Veränderungen oder Personalentscheidungen nachträglich mit dem Einsatz von KI
begründet - ein Phänomen, das als sogenanntes "KI-Washing" bezeichnet wird. Für
ihn steht dagegen ein anderer Ansatz im Vordergrund: Automatisierung soll
bestehende Teams stärken und nicht ersetzen. Entscheidend ist dabei eine klare
Kommunikation im Unternehmen, damit Veränderungen nicht als Bedrohung, sondern
als spürbare Entlastung wahrgenommen werden.
Am Ende entscheidet nicht die Technologie, sondern die Struktur
Wenn Prozesse im Unternehmen klar definiert und gezielt verbessert werden, zeigt
sich die Wirkung nicht abstrakt, sondern im Alltag: Abläufe werden
verlässlicher, Entscheidungen fundierter und Mitarbeitende spürbar entlastet.
Automatisierung sorgt dabei nicht für zusätzliche Systeme, sondern für mehr
Übersicht und Struktur - vorausgesetzt, sie wird richtig eingesetzt. "Wenn
Prozesse klar strukturiert sind und die richtigen Aufgaben automatisiert werden,
entsteht im Unternehmen eine ganz andere Dynamik", erklärt Marc Wehning. Genau
diese Dynamik entscheidet darüber, ob Automatisierung tatsächlich Mehrwert
schafft oder nur neue Komplexität erzeugt.
Unternehmen stehen damit vor einer grundlegenden Frage: Wollen sie bestehende
Strukturen weiterhin verwalten - oder beginnen sie, ihre Abläufe gezielt zu
hinterfragen und zu verbessern? Wer Probleme lediglich mit neuen Tools
überdeckt, verschiebt sie oft nur. Wer dagegen bereit ist, an den Ursachen
anzusetzen und pragmatische Lösungen umzusetzen, schafft die Grundlage für
nachhaltige Entlastung und weiteres Wachstum.
Gerade beim Einstieg in solche Veränderungen spielt jedoch ein Faktor eine
entscheidende Rolle, der häufig unterschätzt wird: die Finanzierung. Als
autorisierter INQA-Coach arbeitet Marc Wehning im Rahmen eines staatlich
geförderten Programms, das speziell auf kleine und mittlere Unternehmen
ausgerichtet ist. Betriebe mit bis zu 250 Mitarbeitenden und 50 Millionen Euro
Jahresumsatz können dabei bis zu 80 Prozent der Beratungskosten erstattet
bekommen. "Viele Betriebe zögern nicht, weil ihnen der Nutzen unklar wäre,
sondern weil sie die Kosten scheuen. Genau hier setzt die Förderung an: Sie
senkt das Risiko und erleichtert es Unternehmen, den ersten Schritt tatsächlich
zu gehen", erklärt Marc Wehning abschließend.
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Pressekontakt:
Marc Wehning
E-Mail: mailto:marc@wehning.com
Website: http://www.wehning.com
Weiteres Material: http://presseportal.de/pm/183134/6328020
OTS: Marc Wehning
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