Jan Skrzypczak von Kanzlei Kraftwerk verrät: So schaffen KI-Agenten neue Kapazitäten in Kanzleien (FOTO)

Hemmingen (ots) - Hohe Nachfrage ist für Kanzleien eigentlich eine gute Nachricht. Treffen wachsende Arbeitsvolumina jedoch auf begrenzte personelle Ressourcen, wird Wachstum schnell zur Belastung. Gleichzeitig binden wiederkehrende Aufgaben wertvolle Arbeitszeit. Wie KI-Agenten hier neue Kapazitäten schaffen können, ohne dass der Personalbedarf im gleichen Maß wächst, erfahren Sie hier.

Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer haben häufig kein Nachfrageproblem - im Gegenteil: Zusätzliche Mandate und wachsende Arbeitsvolumina versprechen eigentlich gute Geschäfte. Doch vielerorts fehlen die nötigen Kapazitäten, um dieses Potenzial auch wirtschaftlich zu nutzen. Begrenzte personelle Ressourcen treffen auf steigende Personalkosten, wachsende regulatorische Anforderungen und immer mehr administrative Aufgaben. Gleichzeitig verbringen selbst hochqualifizierte Fachkräfte weiterhin einen Teil ihrer Arbeitszeit mit wiederkehrenden Tätigkeiten. Zusätzliche Mandate verschärfen diesen Engpass weiter, weil mit dem Arbeitsvolumen auch der Bedarf an menschlicher Arbeitszeit steigt. "Kanzleien, die repetitive Arbeit nicht automatisieren, werden Wachstum irgendwann mit Überlastung, steigenden Personalkosten oder abgelehnten Mandaten bezahlen", warnt Jan Skrzypczak, Gründer und Geschäftsführer von Kanzlei Kraftwerk.

"Der entscheidende Hebel liegt darin, wiederkehrende Arbeit aus den manuellen Prozessen herauszulösen. Wenn digitale Mitarbeiter einen Großteil dieser Aufgaben übernehmen, können Kanzleien mehr Arbeitsvolumen bewältigen, ohne dass der Personalbedarf im gleichen Maß wächst", so Jan Skrzypczak weiter. Genau hier setzt er mit Kanzlei Kraftwerk an. Seit mehr als 20 Jahren beschäftigt sich Skrzypczak mit Software, KI, Digitalisierung, Technologie und komplexen Kundenprojekten, davon rund zwölf Jahre in internationalen Führungsfunktionen bei einem großen Softwareunternehmen. Heute entwickelt Kanzlei Kraftwerk KI-Agenten, digitale Mitarbeiter und automatisierte Workflows für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer und integriert sie unter anderem in DATEV, Microsoft 365, Outlook und Dokumentenmanagementsysteme. Das Ziel: Arbeitsabläufe so zu verändern, dass repetitive Tätigkeiten automatisiert erledigt und menschliche Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben frei werden.

Kanzlei Kraftwerk: Der Prozess bestimmt den wirtschaftlichen Hebel

Am Anfang einer sinnvollen Automatisierung steht keine Softwareentscheidung, sondern die Analyse des bestehenden Arbeitsablaufs. Wie häufig fällt ein Vorgang an? Wie viel Arbeitszeit bindet er? Wie viele Mitarbeiter sind daran beteiligt und welche Systeme müssen dafür genutzt werden? Erst wenn diese Faktoren bekannt sind, lässt sich beurteilen, an welcher Stelle eine Automatisierung den größten wirtschaftlichen Effekt erzielen kann. "Dabei fällt immer wieder auf, dass der größte Hebel oft nicht in der Aufgabe liegt, die am kompliziertesten wirkt, sondern bei Prozessen, die jeden Tag immer wieder wertvolle Arbeitszeit binden", erklärt Jan Skrzypczak.

Dabei muss längst nicht jeder Arbeitsschritt mit künstlicher Intelligenz gelöst werden. Für klar regelbasierte Aufgaben kann eine klassische Automatisierung schneller, stabiler und kostengünstiger sein. Auch bei der Wahl eines KI-Modells zählt nicht, welches System am bekanntesten oder leistungsstärksten erscheint, sondern welches für die konkrete Aufgabe die beste Kombination aus Qualität, Geschwindigkeit, Stabilität und Kosten bietet. Entscheidend ist damit nicht die Zahl der eingesetzten KI-Tools, sondern wie viel manuelle Arbeitszeit ein wiederkehrender Prozess nach der Umstellung noch bindet.

Wie digitale Mitarbeiter ganze Prozessketten übernehmen

Besonders groß ist das Automatisierungspotenzial, wenn digitale Mitarbeiter ganze Prozessketten übernehmen. Darin liegt ein wesentlicher Unterschied zur punktuellen Nutzung eines Chatbots. Während ein Mitarbeiter bei ChatGPT beispielsweise eine Analyse anstößt und das Ergebnis anschließend selbst weiterverarbeitet, können KI-Agenten mehrere aufeinanderfolgende Arbeitsschritte innerhalb eines definierten Ablaufs verbinden. Sie greifen auf benötigte Daten und Systeme zu, verarbeiten Informationen und stoßen eigenständig die nächsten vorgesehenen Schritte an. Bei komplexeren Aufgaben können zudem spezialisierte Agenten eingebunden werden. Der Mensch bleibt an festgelegten Entscheidungs-, Prüf- und Freigabepunkten Teil des Prozesses.

Einsatzmöglichkeiten gibt es beispielsweise bei Steuerbescheidprüfungen, Jahresabschlüssen, Vertragsprüfungen, der Mandantenkommunikation oder BWA-Analysen. Viele dieser Prozesse bestehen aus wiederkehrenden Schritten: Dokumente müssen zugeordnet, Informationen aus verschiedenen Systemen zusammengeführt, Inhalte verarbeitet und Folgeaufgaben angestoßen werden. Digitale Mitarbeiter können diese Schritte zu einem durchgängigen Ablauf verbinden und damit den manuellen Aufwand reduzieren. "Der entscheidende Kapazitätsgewinn entsteht, wenn ein Vorgang nicht nach jedem einzelnen Schritt wieder auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters landet, sondern automatisiert weiterläuft", erklärt Jan Skrzypczak.

Steuerbescheidprüfung: Wie Automatisierung neue Kapazitäten schafft

Wie viel Arbeitszeit sich durch digitale Mitarbeiter einsparen lässt, zeigt die Steuerbescheidprüfung. Geht ein neuer Bescheid ein, muss dieser zunächst erkannt und dem richtigen Mandanten sowie den zugehörigen Daten und Dokumenten zugeordnet werden. Anschließend folgt der inhaltliche Abgleich. Dabei wird geprüft, ob die Angaben im Bescheid mit den vorliegenden Informationen übereinstimmen und ob sich Abweichungen ergeben. Ist das der Fall, müssen diese fachlich bewertet und die erforderlichen Folgeschritte eingeleitet werden. Nach Angaben von Jan Skrzypczak nimmt dieser Ablauf bei einer klassischen Steuerbescheidprüfung je nach Fall durchschnittlich etwa 15 Minuten in Anspruch. Bei einer 4- oder 5-stelligen Anzahl eingehender Bescheide summiert sich dieser Aufwand über das Jahr schnell auf mehrere Tausend Arbeitsstunden.

An dieser Prozesskette setzt Kanzlei Kraftwerk an. Der digitale Mitarbeiter übernimmt wiederkehrende Arbeitsschritte wie das Erkennen und Zuordnen eingehender Bescheide, den Abgleich mit vorhandenen Informationen, das Schreiben an den Mandanten oder die Finanzbehörde und die Vorbereitung weiterer Schritte. Fachkräfte werden gezielt nur dann eingebunden, wenn eine fachliche Bewertung, Entscheidung oder Freigabe erforderlich ist. Ansonsten läuft dieser Prozess automatisiert im Hintergrund, ohne dass der Mitarbeiter noch manuell eingreifen muss. Bei geeigneten Prozessen kann Kanzlei Kraftwerk den bisherigen manuellen Aufwand nach eigenen Angaben um bis zu 80 Prozent reduzieren. Wie hoch die Entlastung tatsächlich ausfällt, hängt vom jeweiligen Prozess sowie den technischen und organisatorischen Voraussetzungen der Kanzlei ab.

Besonders bei hohen Fallzahlen wird daraus ein wirtschaftlicher Vorteil. Werden pro Bescheid wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte reduziert, summiert sich die eingesparte Zeit über das Jahr zu beträchtlichen Kapazitätsgewinnen. Kanzleien können dadurch mit ihrem bestehenden Team ein größeres Arbeitsvolumen bewältigen und zusätzliche Mandate betreuen, ohne ihre Mitarbeiterzahl im gleichen Verhältnis erhöhen zu müssen. Gleichzeitig bleibt Steuerberatern, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern mehr Zeit für Beratung, fachliche Einordnung und komplexe Entscheidungen. "Digitale Mitarbeiter sollen Fachkräfte nicht aus dem Prozess drängen. Sie sollen ihnen den Rücken für genau die Aufgaben freihalten, für die ihre Expertise wirklich gebraucht wird", erklärt Jan Skrzypczak.

Ein weiteres großes Automatisierungspotenzial sieht Kanzlei Kraftwerk bei der Erstellung und Prüfung von Jahresabschlüssen. Je nach Kanzlei und Mandatsstruktur können Fachkräfte auch hier erhebliche Arbeitszeit in wiederkehrende Prozessschritte investieren. Wesentliche Teile dieser Abläufe hat das Team bereits automatisiert. Aktuell arbeitet Kanzlei Kraftwerk vor allem an den noch offenen Schnittstellen zwischen den beteiligten Systemen. Ziel ist es, künftig auch diesen komplexen Prozess möglichst weitgehend automatisiert und systemübergreifend abzubilden.

Jan Skrzypczak: Von der KI-Demo zum belastbaren Kanzleiprozess

Damit die beschriebenen Effekte im Kanzleialltag tatsächlich entstehen, reicht eine technisch überzeugende KI-Demo nicht aus. Vorgefertigte Automatisierungsbausteine können die Umsetzung beschleunigen, müssen aber an die jeweilige Kanzlei angepasst werden. Systeme, Daten, Dokumenttypen, Berechtigungen und bestehende Arbeitsabläufe unterscheiden sich und erst im produktiven Einsatz mit realen Daten, Schnittstellen und möglichen Fehlerfällen zeigt sich, ob eine Lösung dauerhaft funktioniert. "Die Herausforderung besteht nicht darin, irgendein Sprachmodell mit Daten zu verbinden. Entscheidend ist, daraus einen wirtschaftlichen und belastbaren End-to-End-Prozess zu bauen, der im Kanzleialltag zuverlässig funktioniert", erklärt Jan Skrzypczak.

Genau darin sieht Kanzlei Kraftwerk einen wesentlichen Teil der eigenen Aufgabe. KI ist dabei nur ein Bestandteil der technischen Architektur. Je nach Prozess werden klassische Automatisierung, Schnittstellen, Workflows, Datenverarbeitung und unterschiedliche KI-Modelle miteinander kombiniert. Dabei müssen nicht nur die einzelnen technischen Komponenten zusammenspielen, sondern auch die bestehenden Abläufe und Zuständigkeiten innerhalb der Kanzlei berücksichtigt werden. "Aus meiner Erfahrung scheitert Digitalisierung selten an der Technologie selbst. Entscheidend ist, Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten so zusammenzubringen, dass die Lösung auch im täglichen Betrieb zuverlässig funktioniert", erklärt Jan Skrzypczak.

Dazu gehören auch Datenschutz, Informationssicherheit und Governance sowie je nach Anwendungsfall regulatorische Anforderungen. Gleichzeitig muss festgelegt werden, an welchen Stellen weiterhin eine menschliche Prüfung, Entscheidung oder Freigabe erforderlich ist. Kanzlei Kraftwerk begleitet die Automatisierung deshalb nicht nur technisch, sondern integriert die entwickelten Lösungen in die vorhandenen Systeme und Prozesse der Kanzlei. Erst wenn der automatisierte Ablauf unter realen Bedingungen zuverlässig funktioniert, wird aus einem KI-Projekt ein produktiv nutzbarer Kanzleiprozess.

Kanzlei Kraftwerk: Was eine AI-First-Kanzlei ausmacht

Für Jan Skrzypczak führt diese Entwicklung langfristig zur AI-First-Kanzlei. Gemeint ist damit nicht eine Kanzlei, die möglichst viele KI-Tools einsetzt. Vielmehr werden geeignete Arbeitsabläufe von Beginn an so organisiert, dass wiederkehrende Prozessschritte weitgehend automatisiert im Hintergrund ablaufen und Mitarbeiter gezielt dort eingreifen, wo ihre fachliche Expertise erforderlich ist.

"Eine AI-First-Kanzlei fragt nicht zuerst, wo sie noch ein KI-Tool einsetzen kann. Sie fragt, welche Arbeit überhaupt noch manuell erledigt werden muss", erklärt Jan Skrzypczak. Genau diesen Perspektivwechsel verfolgt Kanzlei Kraftwerk: Künstliche Intelligenz wird nicht zum Selbstzweck, sondern zum Werkzeug, um Kanzleiprozesse grundlegend produktiver aufzustellen. Das übergeordnete Ziel ist, zusätzliche Kapazitäten zu schaffen und Wachstum zu ermöglichen, ohne dass der Bedarf an menschlicher Arbeitszeit im gleichen Verhältnis steigt.

Sie möchten wiederkehrende Prozesse in Ihrer Kanzlei automatisieren und dadurch neue Kapazitäten schaffen? Dann melden Sie sich bei Jan Skrzypczak und seinem Team von Kanzlei Kraftwerk (https://kanzleikraftwerk.de/) und vereinbaren Sie einen Termin!

Pressekontakt:

KANZLEI KRAFTWERK eine Marke der RetailTech Talents GmbH Vertreten durch: Jan Skrzypczak E-Mail: mailto:kontakt@kanzleikraftwerk.de Website: https://kanzleikraftwerk.de/

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