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Gräfelfing (ots) - Die Pleitewelle in Deutschland verschärft sich: Im September
2026 meldeten 1.666 Unternehmen Insolvenz an - 13 Prozent mehr als im
Vorjahresmonat. Das zeigen aktuelle Zahlen des Leibniz-Instituts für
Wirtschaftsforschung Halle (IWH). Für viele Unternehmen steigt damit auch das
Risiko, auf offenen Rechnungen sitzen zu bleiben. Fehlt dieses Geld, können
Gehälter, Mieten oder Lieferantenrechnungen schnell zum Problem werden.
Unbezahlte Rechnungen können im schlimmsten Fall die Existenz eines Unternehmens
bedrohen. Wann offene Rechnungen zur Gefahr werden, wie Firmen bei ausbleibenden
Zahlungen richtig reagieren und welche Fehler sie beim Forderungsmanagement
unbedingt vermeiden sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.
Warum Unternehmen nicht erst bei Geldproblemen handeln sollten
Offene Rechnungen gehören für viele Unternehmen zum Geschäftsalltag. Gefährlich
wird es jedoch, wenn größere Beträge ausstehen und dadurch das Geld für laufende
Verpflichtungen fehlt. Manche Betriebe geraten so stark unter Druck, dass sie
Schwierigkeiten bekommen, ihre Mitarbeiter pünktlich zu bezahlen. Häufig
beschäftigen sie sich erst dann intensiver mit Forderungsmanagement oder der
Einschaltung eines Inkassodienstleisters.
Doch wer erst bei akuten Liquiditätsproblemen reagiert, handelt möglicherweise
zu spät. Denn Inkasso ist keine Garantie dafür, dass ausstehende Beträge
kurzfristig eingehen. Zwar lassen sich manche Forderungen innerhalb weniger Tage
oder Wochen eintreiben, in anderen Fällen dauert es jedoch Monate oder sogar
Jahre. Mitunter bleibt die Zahlung vollständig aus.
Unternehmen können deshalb nicht fest damit rechnen, dass ein Inkassoverfahren
ihre finanziellen Engpässe rechtzeitig behebt. Stattdessen sollten sie sich
kontinuierlich um unbezahlte Rechnungen kümmern, damit aus einzelnen
Zahlungsrückständen möglichst keine größeren Probleme entstehen.
Weshalb schnelles Handeln entscheidend ist
Wie erfolgreich sich eine Forderung eintreiben lässt, hängt auch davon ab, wie
früh sich ein Unternehmen darum kümmert. Erfahrungen aus der Inkassopraxis
zeigen, dass die Erfolgsaussichten bei einer zeitnahen Bearbeitung häufig besser
sind als bei Rechnungen, die bereits seit Monaten oder Jahren offenstehen.
Dafür gibt es praktische Gründe. Schuldner können inzwischen umgezogen und
dadurch schwerer erreichbar sein. Zudem erinnern sie sich nach längerer Zeit
möglicherweise nicht mehr genau an die erbrachte Leistung. Das erschwert die
Klärung und kann den gesamten Prozess zusätzlich verzögern.
Einige Inkassounternehmen nehmen deshalb beispielsweise keine Forderungen mehr
an, die älter als drei Monate sind. Diese Grenze gilt zwar nicht allgemein,
verdeutlicht aber, welchen Stellenwert eine frühzeitige Bearbeitung hat.
Entscheidend ist daher, offene Rechnungen nicht über längere Zeit liegen zu
lassen. Sobald eine Zahlung ausbleibt, sollten Unternehmen den Vorgang
weiterverfolgen und bei Bedarf zusätzliche Schritte einleiten.
Automatisierte Prozesse verhindern Verzögerungen
Damit unbezahlte Rechnungen nicht in Vergessenheit geraten, empfiehlt sich ein
fester Ablauf im Forderungsmanagement. Besonders hilfreich können automatisierte
Prozesse sein, die sicherstellen, dass offene Beträge regelmäßig überprüft und
weiterbearbeitet werden.
Dabei wird im Voraus festgelegt, wann ein Unternehmen auf ausbleibende Zahlungen
reagiert und ab welchem Zeitpunkt weitere Maßnahmen folgen. So hängt die
Bearbeitung nicht davon ab, ob sich jemand im Tagesgeschäft gerade an eine
bestimmte Rechnung erinnert.
Ein solcher Prozess sorgt außerdem dafür, dass Forderungen konsequent verfolgt
werden, ohne dass Unternehmer jeden einzelnen Schritt selbst anstoßen müssen.
Gerade wenn mehrere Rechnungen gleichzeitig offenstehen, lässt sich dadurch
vermeiden, dass einzelne Fälle über Monate unbearbeitet bleiben.
Warum falsche Rücksicht auf Kunden teuer werden kann
Neben fehlenden Abläufen gibt es einen weiteren Grund, weshalb Unternehmen
offene Forderungen zu lange liegen lassen: die Angst, Kunden durch Mahnungen zu
verlieren. Manche Unternehmer scheuen sich davor, ausstehende Zahlungen
einzufordern, weil sie die Geschäftsbeziehung nicht belasten möchten.
Allerdings kann diese Zurückhaltung die eigene finanzielle Situation
verschärfen. Schließlich hilft auch eine gute Kundenbeziehung wenig, wenn
vereinbarte Rechnungen dauerhaft unbezahlt bleiben. Unternehmen müssen deshalb
zwischen der Pflege ihrer Geschäftsbeziehungen und ihren wirtschaftlichen
Interessen abwägen.
Ein automatisierter Mahnprozess kann diese Entscheidung erleichtern.
Zahlungsaufforderungen erfolgen dann nach festgelegten Regeln und nicht aufgrund
einer persönlichen Entscheidung im Einzelfall. Gegenüber Kunden lässt sich
entsprechend erklären, dass offene Rechnungen ab einem bestimmten Zeitpunkt
grundsätzlich weiterbearbeitet werden. Damit wird das Mahnwesen zu einem festen
Bestandteil des Geschäftsalltags. Unternehmen müssen nicht jedes Mal neu
entscheiden, ob sie einen Kunden an seine Zahlung erinnern möchten.
Entscheidend ist letztlich, Forderungsmanagement nicht erst dann ernst zu
nehmen, wenn die Liquidität bereits gefährdet ist. Wer unbezahlte Rechnungen
zeitnah verfolgt und dafür verlässliche Abläufe etabliert, verbessert die
Chancen auf einen Zahlungseingang. Zwar lassen sich Ausfälle nicht vollständig
verhindern, doch Unternehmen vermeiden zumindest, dass fehlende Konsequenz beim
Mahnwesen ihre finanzielle Lage zusätzlich belastet.
Über Florian Reich:
Florian Reich ist Rechtsanwalt, Geschäftsführer der paywise GmbH und Experte für
digitales Forderungsmanagement. Durch seine langjährige Erfahrung im Inkasso-
und Prozessrecht weiß er, worauf es bei offenen Rechnungen und Zahlungsausfällen
ankommt. Mit paywise unterstützt er Unternehmen dabei, Forderungen digital,
effizient und rechtssicher durchzusetzen. Weitere Informationen unter:
https://paywise.de/
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Vertreten durch: Florian Reich
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