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Grünwald (ots) - Wiederkehrende Büroarbeiten wie das Bearbeiten von Rechnungen,
das Übertragen von Daten oder das Zuordnen von Dokumenten beanspruchen in
Hausverwaltungen täglich wertvolle Arbeitszeit. Gleichzeitig fehlen vielerorts
qualifizierte Fachkräfte, um die wachsenden Aufgaben zu bewältigen. Dabei ließen
sich viele dieser Tätigkeiten automatisieren. Doch welche Prozesse eignen sich
dafür und wie viel Zeit lässt sich dadurch tatsächlich einsparen?
Ob Eigentümeranfragen, Rechnungsbearbeitung oder die Verwaltung zahlreicher
Immobilienobjekte: Der Arbeitsalltag in Hausverwaltungen ist von einem hohen
organisatorischen Aufwand geprägt. Gleichzeitig wächst mit der Zahl der
betreuten Objekte auch die Arbeitsbelastung, während qualifizierte Fachkräfte
immer schwieriger zu finden sind. Umso wichtiger wäre es, vorhandene
Mitarbeitende gezielt zu entlasten. Stattdessen verbringen sie weiterhin einen
erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Informationen aus verschiedenen
Programmen zusammenzutragen, Daten manuell zu übertragen und Dokumente
zuzuordnen. Auch der Einsatz künstlicher Intelligenz bringt häufig nicht die
erhoffte Entlastung. Wie wichtig effiziente Abläufe für die Wirtschaftlichkeit
sind, zeigen aktuelle Branchendaten: Laut dem VDIV-Branchenbarometer 2026 lag
die mittlere Umsatzrendite der befragten Immobilienverwaltungen 2025 bei 13,4
Prozent. "Wer immer mehr in digitale Lösungen investiert, ohne die eigentlichen
Arbeitsprozesse zu verbessern, verschärft das Problem nur. Denn wenn der
Verwaltungsaufwand pro Objekt nicht sinkt, frisst er die ohnehin begrenzten
Margen auf. Dann wächst zwar der Bestand, aber nicht der Gewinn", warnt Martina
Weigl, Geschäftsführerin der cloudstrive GmbH.
"Hausverwaltungen sollten zunächst prüfen, welche Aufgaben ihre Mitarbeitenden
täglich besonders viel Zeit kosten. Anschließend gilt es, diese Abläufe gezielt
zu automatisieren und passende Lösungen direkt in die bestehenden Systeme
einzubinden", erklärt Martina Weigl. Genau darauf hat sie sich mit der
cloudstrive GmbH spezialisiert: Der Münchner IT-Dienstleister unterstützt kleine
und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und
individuelle KI-Lösungen zu entwickeln, die sich in vorhandene Systeme
integrieren lassen. Dabei bringt Martina Weigl mehr als zwölf Jahre Erfahrung in
den Bereichen IT, Datenanalyse und künstliche Intelligenz mit. Nach ihrem
Bioinformatikstudium und verschiedenen technischen sowie leitenden Tätigkeiten
war sie zuletzt bei Google im Bereich künstlicher Intelligenz tätig. Dieses
Fachwissen verbindet sie heute mit umfassender Branchenerfahrung: Die
cloudstrive GmbH betreut bereits mehr als 100 Kunden aus dem Umfeld der
Hausverwaltungen und arbeitet seit über drei Jahren mit Verbänden zusammen.
Dadurch kennt das Unternehmen die typischen Herausforderungen der Branche und
kann passende Automatisierungslösungen nicht nur konzipieren, sondern auch
technisch umsetzen.
KI für Hausverwaltungen: Welche Routinearbeiten sich automatisieren lassen
Welche Möglichkeiten die Automatisierung im Verwaltungsalltag bietet, zeigt sich
besonders bei der Bearbeitung von Rechnungen. Geht eine Rechnung als PDF per
E-Mail ein, müssen Mitarbeitende zunächst die relevanten Angaben erfassen, in
die Verwaltungssoftware übertragen und das Dokument dem richtigen
Immobilienobjekt zuordnen. Häufig kommen weitere Schritte hinzu, etwa die
Weitergabe von Buchhaltungsdaten an DATEV. Mithilfe künstlicher Intelligenz
lassen sich Rechnungsinformationen automatisch erkennen und auswerten, während
die anschließende Datenübertragung und Zuordnung durch festgelegte Abläufe
erfolgen kann. So entfallen mehrere manuelle Arbeitsschritte, die bei jeder
eingehenden Rechnung erneut anfallen würden. Welche Schritte sich dabei
vollständig automatisieren lassen und wo weiterhin menschliche Prüfungen
notwendig sind, hängt von der eingesetzten Software und den internen
Freigabeprozessen ab.
"Gerade bei Aufgaben, die täglich dutzendfach anfallen, können schon wenige
eingesparte Minuten einen großen Unterschied machen", erklärt Martina Weigl. Das
gilt nicht nur für die Rechnungsverarbeitung, sondern auch für andere
wiederkehrende Tätigkeiten, bei denen Informationen aus verschiedenen Dokumenten
und Programmen zusammengetragen werden müssen.
Ein interner KI-Assistent im Praxiseinsatz: Wie viel Arbeitszeit
Hausverwaltungen einsparen können
Dass sich durch gezielte Automatisierung tatsächlich wertvolle Arbeitszeit
gewinnen lässt, zeigt ein Kundenprojekt der cloudstrive GmbH. Für eine
Hausverwaltung mit mehr als 20 Mitarbeitenden entwickelte das Unternehmen einen
internen KI-Assistenten, der direkt in die bereits genutzte Verwaltungssoftware
eingebunden und mit den relevanten Unternehmensdaten verknüpft wurde. Er
funktioniert damit wie ein digitaler Kollege, dem die Beschäftigten Fragen zu
Objekten, Dokumenten und internen Vorgängen stellen können. Statt Informationen
selbst in verschiedenen Programmen zusammenzusuchen, erhalten sie die benötigten
Antworten direkt an ihrem Arbeitsplatz. Bereits nach rund zweieinhalb Monaten
verzeichnete die Hausverwaltung durch ihre verbesserten Abläufe eine
Zeitersparnis von vier bis acht Stunden pro Woche und Mitarbeitendem. Wie viel
davon allein auf den KI-Assistenten zurückgeht, wurde nicht gesondert ermittelt.
Dass solche Ergebnisse keine Einzelfälle bleiben müssen, zeigen weitere Projekte
der cloudstrive GmbH. Im Durchschnitt gewinnen Mitarbeitende innerhalb der
ersten drei Monate vier bis acht Arbeitsstunden pro Woche zurück. Nach sechs
Monaten sind bei umfangreicher Automatisierung sogar Einsparungen von bis zu 20
Stunden möglich. "Wenn jeder Mitarbeitende mehrere Stunden pro Woche gewinnt,
entsteht über das gesamte Team hinweg eine enorme zusätzliche Kapazität. Gerade
für wachsende Hausverwaltungen kann das den entscheidenden Unterschied machen",
erklärt Martina Weigl.
cloudstrive GmbH: So gelingt die Automatisierung im laufenden Betrieb
Damit Hausverwaltungen solche Ergebnisse erzielen können, kommt es vor allem auf
die richtige Umsetzung an. Martina Weigl und ihr Team setzen deshalb nicht jede
interessante KI-Idee um, sondern konzentrieren sich auf Anwendungsfälle, die
einen konkreten und messbaren Nutzen für das Unternehmen versprechen. Gemeinsam
mit den Verantwortlichen untersuchen sie die bestehenden Arbeitsabläufe und
prüfen, wo sich Mitarbeitende spürbar entlasten, die Betreuung von Eigentümern
und Mietern verbessern oder Fehler im Verwaltungsalltag reduzieren lassen. Erst
wenn klar ist, welchen Mehrwert eine Automatisierung bringen soll, entwickeln
die IT-Experten passende Anwendungen und binden sie in die bereits genutzten
Programme ein. Statt sämtliche Abläufe auf einmal umzustellen, werden zunächst
einzelne Prozesse automatisiert und die Lösungen anhand der Erfahrungen im
Arbeitsalltag weiterentwickelt. Eine solche Zusammenarbeit erstreckt sich häufig
über sechs bis zwölf Monate.
Neben der technischen Umsetzung spielt auch die Einführung im Team eine wichtige
Rolle. Die Experten der cloudstrive GmbH begleiten die Hausverwaltungen deshalb
mit Schulungen, in denen auch Beschäftigte ohne besondere IT-Kenntnisse den
Umgang mit den neuen Anwendungen lernen. Hinzu kommt der Schutz sensibler
Eigentümer- und Mieterdaten. Vor dem Einsatz muss geklärt werden, wo
Informationen verarbeitet werden, welche Systeme darauf zugreifen und ob Daten
für das Training von KI-Modellen verwendet werden. Ob sämtliche
Datenschutzanforderungen erfüllt sind, muss für jede Anwendung individuell
geprüft werden. "Die beste KI-Lösung bringt am Ende wenig, wenn die
Mitarbeitenden sie im Alltag nicht nutzen. Deshalb ist es so wichtig, sie von
Anfang an einzubeziehen, ihre Fragen ernst zu nehmen und ihnen zu zeigen, wie
sie mit den neuen Anwendungen arbeiten können", erklärt Martina Weigl
abschließend.
Sie möchten herausfinden, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen unnötig Zeit
binden und sich sinnvoll automatisieren lassen? Dann vereinbaren Sie jetzt ein
unverbindliches Erstgespräch mit Martina Weigl und der cloudstrive GmbH
(https://cloudstrive.ai/) und erfahren Sie, wo KI und Prozessautomatisierung in
Ihrem Arbeitsalltag konkret ansetzen können!
Pressekontakt:
cloudstrive GmbH
Geschäftsführerin: Martina Weigl
E-Mail: mailto:hallo@cloudstrive.ai
Website: https://cloudstrive.ai/
Weiteres Material: http://presseportal.de/pm/183588/6386747
OTS: cloudstrive GmbH
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