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Eindhoven (ots) - 54 Prozent der B2B-Unternehmen wünschen sich laut dem
B2B-Marktmonitor 2026 fertige KI-Lösungen. Doch eine Software allein macht
betriebliche Abläufe noch nicht effizienter. Gerade die Integration in
bestehende Systeme und Prozesse stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Wie
gelingt es also, KI sinnvoll im eigenen Betrieb einzusetzen?
Unternehmen sollten nicht mit der Auswahl einer KI-Lösung beginnen, sondern
zunächst prüfen, welche Abläufe sie tatsächlich verbessern möchten. In diesem
Beitrag erfahren Sie, welche Prozesse sich für KI eignen, worauf es bei der
Einführung ankommt und wie Unternehmen typische Fehler vermeiden können.
Erst der Prozess, dann das Tool
Der Wunsch nach einer schnellen, fertigen Lösung ist nachvollziehbar. Viele
Unternehmen stehen unter Kostendruck, gleichzeitig fehlen Fachkräfte und Zeit.
In der Praxis zeigt sich jedoch: Wer mit der Auswahl eines Tools beginnt, landet
häufig bei einer Lösung, die am eigentlichen Engpass vorbeigeht.
Denn eine KI-Lösung von der Stange behebt keine grundlegenden Prozessprobleme.
Werden unklare oder ineffiziente Abläufe automatisiert, bleiben die bestehenden
Schwierigkeiten erhalten.
Welche Prozesse sich für KI eignen
Besonders geeignet sind Abläufe, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und
viel manuelle Arbeit binden: Angebots- und Auftragsbearbeitung, Belegerfassung
und Rechnungsprüfung, Lead-Qualifizierung im Vertrieb, die Auswertung von
E-Mails und Dokumenten, Kundenanfragen sowie internes Reporting.
Wenn Mitarbeiter eine Aufgabe jeden Tag auf die gleiche Weise erledigen und
dabei Daten von einem System ins nächste übertragen, ist das ein klarer Kandidat
für Automatisierung.
Build vs. Buy: Das eigentliche Dilemma
Ist der Prozess identifiziert, stellt sich die Grundsatzfrage: Entwickelt das
Unternehmen die Lösung selbst oder kauft es eine fertige Software ein? Beide
Wege haben ihre Berechtigung, aber auch klare Grenzen.
Selbst entwickeln (Build)
- Vorteile: Die Lösung passt genau zu den eigenen Abläufen, das Know-how bleibt
im Unternehmen und es entsteht keine Abhängigkeit von einem Softwareanbieter.
- Nachteile: Es braucht spezialisierte KI-Entwickler, die am Markt schwer
verfügbar sind. Die Entwicklung dauert oft Monate, die Kosten sind schwer
planbar und Wartung sowie Weiterentwicklung bleiben dauerhaft im eigenen Team.
Viele interne Projekte kommen zudem über den Prototyp nicht hinaus.
Fertige Software kaufen (Buy)
- Vorteile: Die Lösung ist schnell verfügbar, die Kosten sind kalkulierbar und
der Anbieter übernimmt Updates und Betrieb.
- Nachteile: Standardsoftware bildet Standardprozesse ab, nicht die
individuellen Abläufe eines Betriebs. Die Integration in gewachsene
Systemlandschaften ist häufig aufwendig, sodass sich das Unternehmen unter
Umständen der Software anpassen muss.
In der Praxis ist die Entscheidung jedoch selten eindeutig. Viele Unternehmen
benötigen weder ein eigenes KI-Entwicklerteam noch eine weitere Anwendung, die
isoliert neben ihren bisherigen Systemen läuft. Stattdessen bietet sich häufig
eine Lösung an, die auf bewährten technischen Bausteinen aufsetzt und an die
eigenen Prozesse angepasst wird.
Externe Erfahrung kann die Umsetzung erleichtern
Gerade bei der ersten Einführung von KI stehen Unternehmen häufig vor ähnlichen
Herausforderungen. Dazu gehören die Auswahl einer geeigneten technischen
Architektur, die Integration in bestehende Systeme und der Umgang mit typischen
Fehlerquellen.
Externe Dienstleister mit Erfahrung aus vergleichbaren Projekten können dabei
helfen, bewährte Lösungsansätze zu nutzen und Schwierigkeiten frühzeitig zu
erkennen. Das kann Entwicklungszeiten verkürzen und kostspielige
Fehlentscheidungen vermeiden.
Dos and Don'ts bei der KI-Einführung
Das sollten Unternehmen tun:
- Mit dem Prozess starten: Ist-Ablauf aufnehmen, Engpass benennen und messbare
Zielgröße festlegen.
- Klein beginnen: Einen klar abgegrenzten Anwendungsfall wählen, dessen Nutzen
sich innerhalb weniger Wochen überprüfen lässt.
- Datenbasis früh klären: Wo liegen die Daten, in welcher Qualität und wer darf
darauf zugreifen?
- Mitarbeiter einbinden: Sie kennen die Ausnahmen und Besonderheiten der
täglichen Abläufe am besten.
- Verantwortlichkeiten festlegen: Einen klaren Ansprechpartner im Unternehmen
benennen.
- Menschliche Kontrolle sicherstellen: Bei kritischen Entscheidungen bleibt die
Verantwortung beim Menschen.
Das sollten Unternehmen vermeiden:
- Erst ein Tool kaufen und danach den Einsatzzweck suchen.
- Das erste Projekt zu groß anlegen.
- Insellösungen schaffen, die nicht mit ERP, CRM oder Buchhaltung verbunden
sind.
- Datenschutz und Compliance, etwa DSGVO und EU AI Act, erst am Ende
berücksichtigen.
- KI als reines IT-Projekt behandeln.
Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Unternehmen zwar einen funktionierenden
Prototyp entwickeln, dieser im Alltag jedoch kaum genutzt wird, weil er nicht in
die bestehenden Abläufe eingebunden ist. Deshalb müssen neben der Technik auch
organisatorische Anforderungen und Zuständigkeiten berücksichtigt werden.
Fazit
Fertige KI-Lösungen können ein sinnvoller Baustein sein, ersetzen aber nicht die
Arbeit am eigenen Prozess. Eine Eigenentwicklung ist wiederum nur dann sinnvoll,
wenn das nötige Know-how tatsächlich vorhanden ist. Häufig liegt der
wirtschaftlich sinnvollste Weg darin, auf bewährte technische Komponenten
zurückzugreifen, klein zu starten und die Ergebnisse konsequent zu überprüfen.
Über Jousef Murad
Jousef ist Gründer, CEO und leitender Ingenieur bei APEX Consulting. Mit seinem
Team unterstützt er B2B-Unternehmen in der DACH-Region bei der Automatisierung
ihrer Geschäftsprozesse mithilfe von KI. APEX hat über 200 KI-Projekte umgesetzt
und ist offizieller Siemens Technology Partner. Weitere Informationen unter:
https://apex-consulting.ai/de/
Pressekontakt:
Jousef Murad
Email: mailto:support@jousefmurad.com
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