LearningSuite GmbH: Wie KI-Suche wiederkehrende Fehler und Rückfragen im Arbeitsalltag reduziert (FOTO)

Graz (ots) - Immer wieder dieselben Prozesse erklären, Fehler korrigieren und bei Detailfragen einspringen: In vielen Unternehmen werden Führungskräfte zum dauerhaften Ansprechpartner für Wissen, das eigentlich längst dokumentiert ist. Das kostet Zeit und bremst zugleich Mitarbeiter aus, die bei Unsicherheit nicht selbstständig zur richtigen Antwort gelangen. Doch wie lässt sich vorhandenes Wissen so bereitstellen, dass die richtige Antwort genau dann verfügbar ist, wenn sie gebraucht wird?

Prozesse einmal zu erklären, reicht im Unternehmensalltag selten aus. Mit der Zeit kommen neue Aufgaben hinzu, Programme verändern sich und einzelne Details geraten in Vergessenheit. Kritisch wird das vor allem dann, wenn Mitarbeiter einen Ablauf grundsätzlich kennen, bei einzelnen Schritten aber unsicher werden. Denn nicht immer fragen sie in solchen Situationen erneut nach - etwa weil der Prozess bereits erklärt wurde und sie nicht den Eindruck vermitteln möchten, nicht aufgepasst zu haben. Wird die benötigte Information dann nicht schnell gefunden, wird im Zweifel aus dem Gedächtnis weitergearbeitet. Aus einer kleinen Unsicherheit kann so ein vermeidbarer Fehler entstehen, der später korrigiert werden muss. "Kritisch wird es, wenn dieselben Prozessfehler immer wieder bei Führungskräften landen. Dann geht nicht nur Zeit für die Korrektur verloren, die Verantwortlichen werden auch dauerhaft aus ihren eigentlichen Aufgaben herausgezogen", erklärt Florian Gerstner, Geschäftsführer der LearningSuite GmbH.

"Unternehmen können nicht erwarten, dass Mitarbeiter jeden einmal erklärten Prozess dauerhaft im Kopf behalten. Entscheidend ist, ihnen eine Möglichkeit zu geben, dieses Wissen genau dann selbstständig abzurufen, wenn sie bei einem Arbeitsschritt unsicher werden", betont Fabio Moretti. Genau an diesem Punkt setzt LearningSuite.io an. Die digitale Lern- und Wissensplattform der LearningSuite GmbH unterstützt Unternehmen dabei, Prozesswissen, Onboarding-Inhalte und Mitarbeiterschulungen zentral bereitzustellen und gezielt auffindbar zu machen. Die Geschäftsführer Fabio Moretti, Alexander Knechtl und Florian Gerstner beschäftigen sich dabei mit der Frage, wie sich internes Wissen so digitalisieren und strukturieren lässt, dass es nicht nur dokumentiert ist, sondern im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt wird. Mit LearningSuite.io richten sie sich insbesondere an Unternehmen, die wiederkehrende Prozesse und Schulungsinhalte für ihre Mitarbeiter systematisch verfügbar machen möchten. Bereits mehr als 1.000 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nutzen die Plattform.

Wenn vorhandenes Wissen trotzdem schwer zugänglich bleibt

Dass Informationen zentral dokumentiert sind, bedeutet noch nicht automatisch, dass sie sich bei Bedarf schnell finden lassen. Mit zunehmendem Umfang einer Wissenssammlung wächst auch die Zahl an Kursen, Lektionen, Dokumenten und einzelnen Inhalten, durch die Mitarbeiter navigieren müssen. Klassische Ablagestrukturen setzen dabei häufig voraus, dass Mitarbeiter wissen, in welchem Bereich eine Information hinterlegt wurde oder unter welcher Bezeichnung danach gesucht werden muss. Wer sich beispielsweise nur an einen bestimmten Begriff aus einer Schulung erinnert, kennt damit noch lange nicht den Titel des dazugehörigen Kurses oder die betreffende Lektion.

Hinzu kommt, dass der Wissensbestand mit dem Unternehmen wächst: Neue Abläufe kommen hinzu, bestehende Prozesse werden erweitert und zusätzliche Schulungsinhalte entstehen. "Je umfangreicher das Unternehmenswissen wird, desto weniger darf die Suche davon abhängen, dass Mitarbeiter bereits wissen, wo eine bestimmte Information abgelegt wurde", erklärt Alexander Knechtl, Geschäftsführer der LearningSuite GmbH. Entscheidend wird damit nicht nur, Wissen strukturiert zu dokumentieren, sondern Mitarbeitern auch einen einfachen Zugang zu einzelnen Informationen innerhalb eines zunehmend umfangreichen Bestands zu ermöglichen.

Wie KI-Suche vorhandenes Wissen im richtigen Moment zugänglich macht

Genau an dieser Stelle setzt die KI-Suche an. Mitarbeiter müssen nicht mehr wissen, in welchem Kurs oder welcher Lektion eine Information hinterlegt ist, sondern können nach einem Begriff suchen, an den sie sich aus einer Schulung erinnern. LearningSuite.io durchsucht dabei nicht nur Titel oder schriftliche Inhalte, sondern macht laut Unternehmensinput auch gesprochene Wörter aus Schulungsvideos auffindbar. Erinnert sich ein Mitarbeiter beispielsweise an einen bestimmten Begriff aus einer Videoerklärung, kann er danach suchen und gelangt zur entsprechenden Lektion. Auf diese Weise muss er weder den Namen des Kurses noch die genaue Stelle kennen, an der die gesuchte Information hinterlegt wurde.

Für Mitarbeiter verkürzt sich damit der Weg von einer konkreten Unsicherheit hin zur passenden Erklärung deutlich. "Eine KI-Suche ersetzt keine guten Inhalte. Sie erleichtert Mitarbeitern aber den Zugriff darauf, weil sie nicht erst die Struktur der gesamten Wissensplattform kennen müssen", erklärt Florian Gerstner. Statt verschiedene Kurse oder Ablagen durchsuchen zu müssen, gelangen sie gezielter zur relevanten Schulung und können den betreffenden Arbeitsschritt unmittelbar nachvollziehen. Wie hilfreich eine solche Suche im Arbeitsalltag tatsächlich ist, hängt jedoch auch davon ab, auf welche Inhalte sie zurückgreifen kann. Damit stellt sich die Frage, welches Wissen Unternehmen überhaupt dokumentieren sollten.

Welche Inhalte in eine Wissensplattform gehören

Im Mittelpunkt sollten vor allem jene Inhalte stehen, die Mitarbeiter im Arbeitsalltag regelmäßig benötigen: wiederkehrende Prozesse, typische Fehlerquellen, zentrale Arbeitsschritte, interne Regeln und Wissen, das für die Einarbeitung neuer Kollegen relevant ist. Dabei kommt es nicht darauf an, möglichst viele Informationen zu sammeln, sondern Abläufe so aufzubereiten, dass sie bei einer konkreten Aufgabe tatsächlich weiterhelfen.

Welche Form sich dafür eignet, hängt vom jeweiligen Inhalt ab. Schritt-für-Schritt-Abläufe lassen sich beispielsweise in kurzen Schulungsvideos vermitteln, während Bildschirmaufnahmen bei Software-Prozessen, Bestellwegen oder internen Programmen unmittelbar zeigen können, was zu tun ist. Geht es dagegen um interne Regeln, Erfahrungswissen oder Erläuterungen von Führungskräften, können persönliche Videoaufnahmen sinnvoll sein. Texte, Bilder und Dokumente ergänzen die Schulungen dort, wo Informationen schnell nachgelesen oder zusätzlich veranschaulicht werden sollen.

Ebenso wichtig ist eine Struktur, die sich an den tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeiter orientiert. Ein allgemeiner Onboarding-Kurs kann grundlegende Informationen zum Unternehmen, zu Programmen, Kommunikationswegen und internen Regeln bündeln, während rollenspezifische Schulungen die Aufgaben, Abläufe und Qualitätsanforderungen einzelner Funktionen abdecken. LearningSuite.io ermöglicht es, diese unterschiedlichen Formate und Schulungsbereiche in einer zentralen Lernumgebung zusammenzuführen. Damit die dort hinterlegten Inhalte jedoch dauerhaft eine verlässliche Arbeitsgrundlage bleiben, müssen sie mit den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen Schritt halten.

Pflege und Aktualität: Damit gefundene Antworten verlässlich bleiben

Mit der einmaligen Erstellung der Inhalte ist es allerdings nicht getan. Prozesse verändern sich, Programme werden angepasst und neue Arbeitsschritte kommen hinzu. Damit Mitarbeiter sich jederzeit auf die hinterlegten Informationen verlassen können, müssen die Schulungsinhalte diese Veränderungen nachvollziehen. Andernfalls entsteht mit der Zeit eine Lücke zwischen dem dokumentierten Ablauf und der tatsächlichen Arbeitsweise - und eine schnell gefundene Antwort kann im schlimmsten Fall in die falsche Richtung führen.

Entscheidend ist deshalb, dass neue Prozesse unkompliziert ergänzt und bestehende Inhalte ohne großen Aufwand angepasst werden können. Auch wiederkehrende Rückfragen aus dem Team liefern dabei wertvolle Hinweise darauf, wo eine Schulung noch fehlt oder eine bestehende Erklärung ergänzt werden sollte. "Wenn das Befüllen einer Wissensplattform zu kompliziert ist, wird sie im Arbeitsalltag nicht aktuell gehalten - und verliert damit ihren Wert. Einfache Inhaltserstellung ist deshalb keine Komfortfunktion, sondern eine Grundvoraussetzung", erklärt Florian Gerstner.

Wenn aus dokumentiertem Wissen ein verlässlicher Arbeitsstandard wird

Der langfristige Nutzen einer zentralen Wissensplattform geht über die schnelle Beantwortung einzelner Fragen hinaus. Werden Abläufe einheitlich dokumentiert und als verbindliche Grundlage für Schulung und tägliche Arbeit genutzt, können sich Mitarbeiter bei wiederkehrenden Aufgaben an klar definierten Prozessen orientieren. Wissen hängt damit weniger davon ab, wer einen bestimmten Ablauf erklärt oder welche Vorgehensweise sich einzelne Mitarbeiter über die Zeit angeeignet haben. Gerade bei wiederkehrenden Tätigkeiten lassen sich so unterschiedliche Arbeitsweisen reduzieren, Missverständnisse vermeiden und Qualitätsstandards verlässlicher im Arbeitsalltag verankern.

Damit verändert sich auch die Rolle persönlicher Abstimmung. Sie wird nicht überflüssig, muss aber nicht mehr dazu dienen, bereits geklärte Standardabläufe immer wieder von Grund auf zu vermitteln. "Eine Wissensplattform soll die persönliche Kommunikation nicht ersetzen. Sie schafft vielmehr eine gemeinsame Grundlage, auf der Mitarbeiter und Führungskräfte bei neuen oder individuellen Fragen aufbauen können", erklärt Florian Gerstner abschließend. Persönliche Gespräche können sich dadurch stärker auf Situationen konzentrieren, in denen tatsächlich eine neue Entscheidung, Erfahrung oder individuelle Einschätzung gefragt ist.

Besonders relevant wird ein solcher gemeinsamer Wissensstandard, wenn Teams wachsen und neue Mitarbeiter hinzukommen. Bestehende Abläufe müssen dann nicht bei jeder personellen Veränderung erneut individuell vermittelt werden, sondern können auf einer bereits etablierten Grundlage weitergegeben werden. So entsteht eine gemeinsame Wissensgrundlage, auf die auch größere Teams zurückgreifen können, ohne dass zentrale Abläufe bei jedem personellen Wachstum neu vermittelt werden müssen.

Sie möchten wiederkehrende Fehler und Rückfragen reduzieren und dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter benötigtes Prozesswissen schnell und selbstständig finden? Dann melden Sie sich jetzt bei den Experten von LearningSuite.io (http://learningsuite.io) und lassen Sie sich unverbindlich beraten!

Pressekontakt:

LearningSuite GmbH E-Mail: mailto:office@learningsuite.io Web: https://www.learningsuite.io

Weiteres Material: http://presseportal.de/pm/167186/6337068 OTS: LearningSuite GmbH