|
Bad Neuenahr-Ahrweiler (ots) - In vielen Steuerkanzleien erledigt jeder
Mitarbeiter dieselbe Aufgabe ein wenig anders: eigene Ablagen, unterschiedliche
Workflows, individuelle Checklisten und persönliche Routinen. Das funktioniert,
solange jeder nur seine eigenen Fälle bearbeitet. Sobald Kollegen vertreten oder
neue Mitarbeiter eingearbeitet werden, entstehen jedoch Rückfragen, Doppelarbeit
und Fehler.
Wenn zehn Mitarbeiter zehn verschiedene Wege für denselben Vorgang haben,
verliert die Kanzlei jeden Tag Zeit, ohne es überhaupt zu bemerken. Wachstum
beginnt deshalb nicht mit mehr Personal, sondern mit Prozessen, die für alle
funktionieren. Nachfolgend erfahren Sie, an welchen Stellen fehlende Standards
Steuerkanzleien besonders viel Zeit und Geld kosten, warum neue Software allein
das Problem nicht löst und wie einheitliche Prozesse die Grundlage für
Digitalisierung, Automatisierung und weiteres Wachstum schaffen.
Wenn jeder seinen eigenen Weg geht
Fehlende Standards fallen häufig kaum auf, weil die Aufgaben trotzdem erledigt
werden. Die Folgen zeigen sich erst, wenn ein anderer Mitarbeiter übernehmen
muss. Schon bei der Belegannahme kann jeder Sachbearbeiter seinen Mandanten
andere Vorgaben dazu machen, wann und über welchen Kanal sie Unterlagen
einreichen sollen.
Bei der Ablage setzt sich das Problem fort. Dokumente liegen im DMS, auf dem
Netzlaufwerk oder im persönlichen Outlook-Postfach, Dateinamen folgen
individuellen Gewohnheiten. Rückfragen erfolgen per E-Mail, Notizzettel oder
Zuruf. Im Vertretungsfall lässt sich deshalb nur schwer erkennen, welche Punkte
noch offen sind.
Auch fachliche Abläufe unterscheiden sich. Gleiche Sachverhalte werden mit
verschiedenen Konten oder Buchungsschlüsseln erfasst, während beim
Jahresabschluss jeder seine eigene Abstimmroutine verfolgt. Manche Abweichungen
werden erst bei der Kontrolle oder Betriebsprüfung sichtbar.
Der Zeitverlust bleibt oft unsichtbar
Für uneinheitliche Prozesse gibt es keine Fehlermeldung. Sie kosten bei jedem
Vorgang lediglich einige zusätzliche Minuten, die sich über viele Mandate und
Mitarbeiter summieren.
Ein wesentlicher Faktor ist die sogenannte Rüstzeit, also die Zeit, die ein
Mitarbeiter benötigt, um sich vor der eigentlichen Bearbeitung in einen Fall
einzuarbeiten. Wer einen Vorgang übernimmt, muss zunächst verstehen, wie der
Kollege gearbeitet hat und wo der aktuelle Stand dokumentiert ist. Noch
deutlicher zeigt sich der Aufwand bei der Endkontrolle. Muss der Berufsträger
Arbeitsschritte nicht nur prüfen, sondern erneut nachvollziehen oder
korrigieren, wird aus der Kontrolle eine zweite Bearbeitung.
Gleichzeitig entstehen Kopfmonopole. Wissen über Mandate und Abläufe liegt bei
einzelnen Mitarbeitern statt im Prozess. Bei Urlaub oder Krankheit erschwert das
die Vertretung. Verlässt jemand die Kanzlei, kann neben der Arbeitskraft auch
wichtiges Wissen verloren gehen.
Ähnlich problematisch ist die Einarbeitung. Lernen neue Mitarbeiter vor allem,
indem sie bei Kollegen mitlaufen, übernehmen sie deren individuelle Routinen. So
werden auch unnötige Zwischenschritte und Fehler weitergegeben.
Fehlende Standards erschweren die Kalkulation
Ist nicht festgelegt, welche Schritte zu einer Leistung gehören, lässt sich
deren tatsächlicher Aufwand kaum zuverlässig bestimmen. Gerade bei
Pauschalhonoraren wird das zum Problem: Streut der Aufwand, schwankt auch die
Marge.
Für Mandanten entsteht ebenfalls keine einheitliche Zusammenarbeit. Welche
Unterlagen benötigt werden, wie Rückfragen erfolgen und wann Informationen
vorliegen müssen, hängt vom jeweiligen Sachbearbeiter ab. Der Mandant erlebt
damit weniger die Kanzlei als die persönliche Arbeitsweise seines
Ansprechpartners.
Software schafft noch keinen Prozess
Neue Programme lösen diese Schwierigkeiten nicht automatisch. Software bildet
Prozesse ab, sie erzeugt sie jedoch nicht. Wird ein ungeklärter Ablauf
digitalisiert, entsteht im Zweifel lediglich digitales Chaos.
Häufig sind die notwendigen Werkzeuge längst vorhanden. DATEV Unternehmen
online, DMS oder digitale Fristenkontrollen werden jedoch unterschiedlich
genutzt. Entscheidend ist daher nicht allein die Software, sondern die
verbindliche Regel, wie sie eingesetzt wird.
Noch wichtiger wird das beim Einsatz von KI. Arbeiten Mitarbeiter mit demselben
System, nutzen aber unterschiedliche Eingaben und Vorgehensweisen, entstehen
unterschiedliche Ergebnisse. Ohne Standards kann KI somit die vorhandene
Streuung vergrößern, statt die Qualität zu vereinheitlichen.
Ein Vorgang, ein verbindlicher Weg
Der erste Schritt besteht deshalb darin, für wiederkehrende Vorgänge einen
gemeinsamen Ablauf festzulegen. Dieser sollte schriftlich dokumentiert, zentral
verfügbar und für alle verbindlich sein. Dabei lohnt es sich, zunächst Prozesse
mit hoher Frequenz zu betrachten. Ein monatlich wiederkehrender
Finanzbuchhaltungsprozess bietet mehr Potenzial als eine seltene Sonderberatung.
Die beste Vorgehensweise muss dabei nicht allein von der Kanzleileitung
entwickelt werden. Oft existiert sie bereits im Team. Mitarbeiter, die einen
Vorgang besonders effizient bearbeiten, können die Grundlage für einen
gemeinsamen Standard liefern.
Zudem sollten Kanzleien in Rollen statt in Personen denken. Für jeden Schritt
muss klar sein, wer verantwortlich ist und wie der Vorgang weitergegeben wird.
So bleibt der Ablauf auch bestehen, wenn Mitarbeiter fehlen oder wechseln.
Ob die neuen Strukturen funktionieren, lässt sich anhand von Durchlaufzeit,
Rückfragenquote und Nacharbeitsquote prüfen. Erst wenn die Prozesse einheitlich
funktionieren, folgt die Digitalisierung und anschließend die Automatisierung
oder der Einsatz von KI. Denn Technik kann gute Abläufe beschleunigen, aber
fehlende Standards kann sie nicht ersetzen.
Über Ken Keiper:
Ken Keiper ist Steuerberater, fachlicher Leiter von Novist®, einem Coaching- und
Weiterbildungssystem für Steuerkanzleien, und Inhaber einer eigenen
Steuerkanzlei. Als Dozent hielt er bundesweit bereits über 500 Seminare zu
Steuerrecht, DATEV und Digitalisierung. Sein Schwerpunkt liegt auf der
praxisnahen Weiterentwicklung moderner Kanzleistrukturen. Weitere Informationen
unter: https://novist.de/
Pressekontakt:
Novist® GmbH
E-Mail: mailto:info@novist.de
Web: https://novist.de
Weiteres Material: http://presseportal.de/pm/182073/6348282
OTS: Novist GmbH
|
