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München (ots) - Neue Software, Automatisierungen und KI sollen Unternehmen
effizienter machen. Doch häufig wird lediglich ein schlechter analoger Prozess
digital abgebildet - inklusive unnötiger Freigaben, komplizierter Schnittstellen
und doppelter Arbeitsschritte. Das Ergebnis: mehr Tools, höhere Kosten und
teilweise sogar langsamere Abläufe.
Digitalisierung macht einen schlechten Prozess nicht automatisch besser. Wer
ineffiziente Abläufe einfach in neue Software überträgt, digitalisiert im
schlimmsten Fall nur seine eigene Ineffizienz. Erst muss der Prozess
funktionieren - dann lohnt es sich, ihn zu automatisieren. Nachfolgend lesen
Sie, warum Unternehmen vor der nächsten Softwareinvestition zunächst ihre
Prozesse hinterfragen sollten, wo durch Tool-Wildwuchs neue Ineffizienzen
entstehen und wie sich Abläufe erst vereinfachen, standardisieren und
anschließend sinnvoll digitalisieren lassen.
Digitalisierung beschleunigt Prozesse - sie korrigiert sie nicht
Viele Unternehmen beginnen ihre Digitalisierungsprojekte mit der Auswahl einer
neuen Software. Dabei bleibt eine entscheidende Frage häufig unbeantwortet: Ist
der zugrunde liegende Prozess überhaupt sinnvoll gestaltet? Denn Software
beschleunigt bestehende Abläufe, beseitigt aber keine strukturellen Schwächen.
Ein unnötiger Freigabeschritt verschwindet nicht, nur weil er digital erfolgt -
statt einer Unterschrift wird künftig lediglich ein Button angeklickt.
Bereits Anfang der 1990er-Jahre zeigte der Managementforscher Michael Hammer,
dass nicht die eigentliche Bearbeitungszeit das Problem vieler Prozesse ist,
sondern die langen Liege- und Wartezeiten. Sein Beispiel einer Versicherung, bei
der ein Antrag 22 Tage im Unternehmen blieb, obwohl die tatsächliche Bearbeitung
lediglich 17 Minuten dauerte, verdeutlicht diesen Unterschied eindrucksvoll.
Optimiert eine Software nur diese 17 Minuten, bleibt der eigentliche Engpass
bestehen.
Hinzu kommt ein bemerkenswertes Paradox: Obwohl Unternehmen immer mehr in
Informationstechnologie investieren, stagniert die Arbeitsproduktivität seit
Jahren. Technologie allein schafft also noch keinen Produktivitätsgewinn, wenn
ineffiziente Abläufe unverändert bestehen bleiben.
Mehr Tools bedeuten nicht automatisch mehr Effizienz
In vielen Organisationen entsteht mit jeder neuen Anwendung zusätzliche
Komplexität. Besonders problematisch sind dabei die Übergänge zwischen den
Systemen. Wo keine technische Schnittstelle existiert, entstehen manuelle
Zwischenschritte - beispielsweise Exporte, Excel-Dateien oder doppelte
Dateneingaben. Diese Tätigkeiten tauchen in Prozessbeschreibungen oft gar nicht
auf, kosten jedoch täglich Zeit.
Gleichzeitig nimmt die Zahl der Kontextwechsel zu. Beschäftigte wechseln
permanent zwischen verschiedenen Anwendungen, wodurch Konzentration verloren
geht und Arbeitsabläufe unterbrochen werden. Parallel verteilt sich die
Verantwortung auf immer mehr Systeme und Beteiligte. Am Ende fühlt sich niemand
mehr für den gesamten Prozess verantwortlich, sodass Verzögerungen zwar sichtbar
werden, ihre Ursache jedoch kaum noch nachvollziehbar ist.
Ein weiteres Symptom dieser Entwicklung ist Schatten-IT. Wenn Mitarbeitende
generative KI oder andere Anwendungen außerhalb der offiziellen IT-Landschaft
nutzen, geschieht dies häufig nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil die
vorhandenen Prozesse als zu langsam oder unpraktisch wahrgenommen werden.
Schatten-IT ist deshalb oft weniger die Ursache eines Problems als vielmehr
dessen sichtbare Folge.
Erst vereinfachen, dann standardisieren und automatisieren
Erfolgreiche Digitalisierung beginnt deshalb nicht mit Software, sondern mit
Transparenz. Unternehmen müssen zunächst verstehen, wie Prozesse tatsächlich
ablaufen und nicht nur, wie sie dokumentiert wurden. Gerade in komplexen
Organisationen existieren oft zahlreiche Varianten eines Ablaufs, die in
klassischen Workshops kaum sichtbar werden.
Anschließend sollte jeder einzelne Prozessschritt kritisch hinterfragt werden.
Die wichtigste Frage lautet dabei nicht, wie sich ein Arbeitsschritt verbessern
lässt, sondern ob er überhaupt notwendig ist. Viele Freigaben oder
Kontrollschleifen existieren lediglich aus historischen Gründen und erzeugen
heute keinen erkennbaren Mehrwert mehr. Erst wenn überflüssige Schritte
entfallen, lohnt sich eine Standardisierung.
Im letzten Schritt folgt dann die eigentliche Automatisierung. Dabei zahlt es
sich häufig aus, etablierte Standards der eingesetzten Software zu übernehmen,
statt diese aufwendig an historisch gewachsene Sonderprozesse anzupassen.
Gescheiterte Großprojekte zeigen, wie kostspielig es werden kann, wenn
Unternehmen ihre bestehenden Abläufe unverändert in neue Systeme übertragen
wollen.
Der eigentliche Engpass liegt zwischen Fachbereich und IT
Oft scheitern Digitalisierungsprojekte jedoch nicht an der Technologie, sondern
bereits deutlich früher. Fachbereiche kennen ihre Anforderungen, während die IT
die technische Umsetzung verantwortet. Fehlt eine gemeinsame Betrachtung des
Gesamtprozesses, gehen wichtige Informationen bei der Übergabe verloren.
Untersuchungen zeigen, dass Projekte erfolgreicher verlaufen, wenn beide Seiten
Anforderungen gemeinsam entwickeln, anstatt sie nacheinander weiterzugeben.
Auch beim Einsatz von KI zeigt sich dieses Muster. Aktuelle Studien kommen
übereinstimmend zu dem Ergebnis, dass der größte Hebel nicht im Algorithmus
selbst liegt, sondern in der Neugestaltung von Arbeitsabläufen und Prozessen.
Wer lediglich bestehende Ineffizienzen automatisiert, vervielfältigt sie im
Zweifel sogar.
Digitalisierung ist deshalb keine reine Technologieentscheidung. Sie beginnt mit
der Bereitschaft, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen, unnötige
Komplexität zu beseitigen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Erst wenn
Prozesse schlank und nachvollziehbar gestaltet sind, kann Software ihr
eigentliches Potenzial entfalten.
Über René Schröder
René Schröder ist Gründer und Geschäftsführer der RegSus Consulting GmbH in
München. Seit über 20 Jahren begleitet er IT-Transformationen im
DACH-Mittelstand sowie in regulierten Branchen wie Energie, Pharma und
Finanzdienstleistungen. Sein Schwerpunkt liegt auf der Zusammenarbeit zwischen
IT und Fachbereich. Er ist Autor mehrerer Bücher zu IT und Business, zuletzt
"E-Mails über den Zaun werfen ist keine Kommunikation" und "Wir irren uns gern
gemeinsam". Mehr Informationen unter: https://regsus.de/
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Vertreten durch: René Schröder
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