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Eindhoven (ots) - ChatGPT oder Claude gehören in vielen Unternehmen inzwischen
zum Arbeitsalltag. Sie unterstützen beim Schreiben von Texten, bei der Recherche
oder bei der Erstellung von Präsentationen. Doch ihr Einsatz allein
automatisiert noch keine Unternehmensprozesse. Dass inzwischen 54,5 Prozent der
deutschen Unternehmen KI nutzen, sagt deshalb wenig darüber aus, wie weit sie
bei der tatsächlichen Automatisierung ihrer Abläufe sind.
Wenn ein Mitarbeiter ChatGPT öffnet, einen Prompt eingibt und das Ergebnis
anschließend selbst in drei andere Systeme kopiert, ist das keine
Automatisierung. Das eigentliche Potenzial beginnt dort, wo KI eigenständig
Informationen abruft, Entscheidungen vorbereitet und ganze Arbeitsabläufe
anstößt. Nachfolgend erfahren Sie, warum der Einsatz von KI allein noch keine
Automatisierung bedeutet, wie KI-Agenten und automatisierte Workflows
insbesondere in Marketing und Vertrieb Arbeit abnehmen können und welche
Prozesse Unternehmen heute bereits weitgehend automatisieren können.
Der Unterschied liegt im Prozess
Beim Einsatz von KI lässt sich grundsätzlich zwischen einem einzelnen Werkzeug
und einer automatisierten Infrastruktur unterscheiden. Öffnet ein Mitarbeiter
ChatGPT oder Claude, gibt selbst den notwendigen Kontext ein und überträgt das
Ergebnis anschließend in andere Anwendungen, bleibt er der Ausgangspunkt des
gesamten Ablaufs. Fällt die Person aus, steht häufig auch der Prozess still.
Eine Automatisierung funktioniert dagegen ereignisbasiert. Ein ausgefülltes
Formular, eine neue Anfrage oder die Änderung des Deal-Status kann einen
festgelegten Ablauf auslösen. Benötigte Informationen stammen direkt aus dem
CRM, der Datenbank oder anderen Systemen, während Ergebnisse automatisch
zurückgeschrieben werden. So entsteht ein reproduzierbarer und messbarer
Prozess.
KI-Agenten gehen noch weiter. Statt einem festen Ablauf zu folgen, erhalten sie
ein Ziel und entscheiden selbst, welche Werkzeuge sie dafür einsetzen. Das
schafft zusätzliche Möglichkeiten, erhöht zugleich jedoch Komplexität und
Kosten. Für viele Unternehmen liegt der größere Nutzen deshalb zunächst in
zuverlässigen Workflows, die wiederkehrende Aufgaben zuverlässig erledigen.
Was Marketing und Vertrieb bereits automatisieren können
Besonders geeignet sind regelbasierte, wiederkehrende und dokumentierbare
Tätigkeiten. Im Vertrieb können Systeme beispielsweise neue Leads anhand eines
definierten Ideal-Kundenprofils abgleichen. Eindeutige Treffer gelangen direkt
in den weiteren Prozess, Grenzfälle werden einem Mitarbeiter vorgelegt und
ungeeignete Kontakte einer Nurture-Strecke zugeordnet. Auch Anfragen außerhalb
der Geschäftszeiten lassen sich erfassen und strukturiert aufbereiten.
Bei der Content-Erstellung geht es ebenfalls um mehr als um automatisch erzeugte
Texte. Automatisieren lässt sich vielmehr die Produktionsstrecke von Recherche
und Briefing über die Rohfassung und Freigabe bis hin zur Veröffentlichung und
Weiterverwertung für verschiedene Kanäle. Entscheidend bleibt dabei die
Datengrundlage: Je besser ein System auf tatsächliche Fälle, Zahlen und
unternehmenseigenes Wissen zugreifen kann, desto spezifischer fällt das Ergebnis
aus.
Darüber hinaus können Follow-ups, Gesprächszusammenfassungen, CRM-Einträge oder
erste Angebotsentwürfe automatisch entstehen. Beziehungsaufbau, Verhandlungen
und strategische Entscheidungen sollten dagegen beim Menschen bleiben.
Schlechte Prozesse werden durch KI nicht besser
Bevor Unternehmen automatisieren, müssen sie ihre Abläufe verstehen. Wer
erledigt welche Aufgabe, wie häufig fällt sie an, welche Systeme sind beteiligt
und an welcher Stelle entstehen Verzögerungen? Erst danach lässt sich
beurteilen, wo eine Automatisierung tatsächlich Zeit spart oder wirtschaftlichen
Nutzen schafft.
Dabei gilt: Ein komplizierter Prozess mit zahlreichen Sonderfällen, mehreren
Excel-Listen und Absprachen, die nur einzelne Mitarbeiter kennen, eignet sich
kaum als Grundlage. Zunächst müssen Abläufe vereinfacht und Daten strukturiert
werden. Klare Status, zuverlässige Schnittstellen und eine zentrale Datenbasis
bilden anschließend das Fundament für automatisierte Prozesse.
In der Einführungsphase sollte außerdem ein Mensch die Ergebnisse überprüfen.
Erst wenn der Workflow zuverlässig funktioniert, können Freigaben schrittweise
reduziert werden. Gleichzeitig braucht es einen Verantwortlichen, der Fehler
nachvollzieht, Änderungen begleitet und die Funktionsfähigkeit überwacht.
Wo Automatisierung endet
Der größte Vorteil automatisierter Abläufe liegt häufig in der Geschwindigkeit
und Verlässlichkeit. Neue Anfragen können innerhalb weniger Minuten bearbeitet
werden, Follow-ups geraten nicht in Vergessenheit und Informationen werden
vollständig dokumentiert. Auch die Ansprache lässt sich stärker auf den
konkreten Kontext eines Kontakts abstimmen.
Dennoch sollte nicht jede Entscheidung an ein KI-System übertragen werden.
Schlechte Daten führen auch bei automatisierter Verarbeitung zu schlechten
Ergebnissen. Besonders bei verbindlichen Zahlen, rechtlichen Inhalten oder
Preiszusagen bleibt eine Prüfung erforderlich. Zudem ersetzt Automatisierung
weder Vertrauen im Verkauf noch ein überzeugendes Angebot.
Wie die Arbeitsteilung aussehen kann, zeigt ein automatisierter
Vertriebsprozess: Ein System erfasst einen Kontakt, ergänzt relevante
Informationen, prüft dessen Eignung und bereitet das Verkaufsgespräch vor.
Anschließend kann es das Gespräch zusammenfassen, das CRM aktualisieren,
Aufgaben erstellen und einen ersten Angebotsentwurf vorbereiten. Selbst das
Follow-up lässt sich abhängig vom Verhalten des Interessenten steuern.
Der Mensch bleibt dennoch an den entscheidenden Stellen eingebunden - etwa im
persönlichen Gespräch, bei Preis- und Angebotsfreigaben, bei Grenzfällen oder
Eskalationen.
Damit zeigt sich auch, woran sich tatsächlicher KI-Fortschritt im Unternehmen
messen lässt: nicht daran, wie viele Mitarbeiter einen Chatbot verwenden,
sondern daran, ob wiederkehrende Abläufe intelligent miteinander verknüpft sind.
Erst wenn KI in Prozesse und Systeme eingebettet wird und Routineaufgaben
zuverlässig übernimmt, wird sie zu echter Automatisierung.
Über Jousef Murad
Jousef Murad ist Gründer, Geschäftsführer und leitender Ingenieur bei APEX
Consulting sowie Experte für Digitalisierung & künstliche Intelligenz. Seit über
sieben Jahren beschäftigt er sich mit der Automatisierung und künstlicher
Intelligenz in Unternehmen und unterstützt sie beim Aufbau digitaler Strategien.
Seine Schwerpunkte liegen auf Business Automatisierung, KI-getriebenem
Consulting, und der Digitalisierung von Unternehmen, Automatisierung und dem
Einsatz künstlicher Intelligenz. Weitere Informationen unter:
https://apex-consulting.ai/de/
Pressekontakt:
Jousef Murad
Email: mailto:support@jousefmurad.com
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OTS: APEX Consulting
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