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Bad Neuenahr-Ahrweiler (ots) - Viele Steuerkanzleien beschäftigen sich mit
künstlicher Intelligenz, bewerten ihr Potenzial jedoch häufig anhand der
falschen Werkzeuge. Während allgemeine Anwendungen nicht immer überzeugen,
entwickeln sich spezialisierte KI-Lösungen rasant weiter und verändern einzelne
Kanzleiprozesse bereits heute. Was künstliche Intelligenz tatsächlich leisten
kann, wo ihre Grenzen liegen und warum genau das über die Zukunftsfähigkeit
vieler Kanzleien entscheidet, erfahren Sie hier.
Künstliche Intelligenz gilt als eine der wichtigsten technologischen
Entwicklungen der vergangenen Jahre - entsprechend hoch sind auch die
Erwartungen in der Steuerberatung. Viele Kanzleien sammeln derzeit erste
Erfahrungen mit bekannten KI-Anwendungen oder neuen Funktionen ihrer bestehenden
Software. Bleiben die erhofften Ergebnisse aus, lautet das Fazit jedoch häufig:
Für den Kanzleialltag sei künstliche Intelligenz noch nicht ausgereift. Genau
darin liegt jedoch ein entscheidender Denkfehler. Während manche Kanzleien das
Thema daraufhin zunächst zurückstellen, integrieren andere spezialisierte
KI-Lösungen bereits Schritt für Schritt in ihre Arbeitsabläufe und schaffen sich
so einen Wettbewerbsvorteil. "Die größte Gefahr besteht nicht darin, dass eine
Kanzlei heute noch nicht jede KI-Lösung einsetzt. Problematisch wird es erst,
wenn sie aufgrund einzelner Enttäuschungen die gesamte Entwicklung aus dem Blick
verliert", sagt Ken Keiper von Novist®.
"Der Einstieg in künstliche Intelligenz beginnt nicht mit der Suche nach dem
besten Tool, sondern mit der Frage: Wo verlieren wir heute Zeit, Qualität oder
Kapazität? Erst wenn diese Antwort feststeht, lässt sich beurteilen, welche
Technologie wirklich einen Mehrwert schafft", erklärt Ken Keiper. Mit dieser
Überzeugung begleitet der Steuerberater und fachliche Leiter von Novist®
Kanzleien bei ihrer strategischen Weiterentwicklung. Seine Erfahrung reicht von
der Finanzverwaltung über die eigene Steuerkanzlei bis hin zur klassischen
Steuerberatung. Hinzu kommen mehr als 500 Seminare zu Digitalisierung,
Prozessoptimierung und modernen Arbeitsweisen. Heute unterstützt Novist®
Steuerkanzleien insbesondere bei der Digitalisierung, der DATEV-Transformation
und der strukturierten Integration künstlicher Intelligenz. Im Mittelpunkt steht
dabei nicht die Einführung einzelner Technologien. Stattdessen analysiert
Novist® zunächst den Status quo einer Kanzlei - von der Mandantenstruktur über
das Leistungsportfolio bis hin zu Prozessen und personellen Ressourcen - und
entwickelt daraus ein Zielbild für die kommenden Jahre. Denn künstliche
Intelligenz entfaltet ihren Nutzen erst dann, wenn sie auf funktionierende
Strukturen trifft und gezielt dort eingesetzt wird, wo sie Mitarbeitende
tatsächlich entlastet.
Warum viele Kanzleien am Potenzial von KI vorbeischauen
Der KI-Markt entwickelt sich derzeit deutlich schneller, als viele
Steuerkanzleien wahrnehmen. Während öffentliche Diskussionen häufig von
bekannten Chatbots geprägt werden, entstehen parallel spezialisierte
Anwendungen, die gezielt für einzelne Abläufe in der Steuerberatung entwickelt
wurden. "Viele setzen ChatGPT inzwischen mit künstlicher Intelligenz gleich. Das
ist ungefähr so, als würde man nach einer Probefahrt mit einem Kleinwagen
beurteilen, ob die gesamte Automobilbranche leistungsfähig ist. Der KI-Markt ist
heute wesentlich vielfältiger, als viele vermuten", ordnet Ken Keiper ein.
Neben spezialisierten KI-Anwendungen erweitern inzwischen auch etablierte
Kanzleisysteme - etwa DATEV - ihre Software kontinuierlich um KI-gestützte
Funktionen. Dadurch eröffnen sich Steuerkanzleien je nach Anwendungsfall
unterschiedliche Möglichkeiten, künstliche Intelligenz in bestehende
Arbeitsabläufe zu integrieren. Welche Lösung den größten Mehrwert bietet, hängt
jedoch weniger vom Anbieter als von der konkreten Aufgabenstellung und der
vorhandenen Systemlandschaft ab. Gerade geschlossene Systeme oder fehlende
Schnittstellen können den produktiven Einsatz einzelner Anwendungen erschweren.
Deshalb sollte künstliche Intelligenz nie isoliert, sondern immer im
Zusammenspiel mit den bestehenden Abläufen und der eingesetzten Kanzleisoftware
betrachtet werden.
Wo KI Steuerkanzleien heute bereits spürbar entlastet
Gerade in der Steuerberatung gibt es zahlreiche Aufgaben, die nach festen Regeln
ablaufen. Buchungen folgen klaren Mustern, Belege enthalten wiederkehrende
Informationen und viele Prüfschritte sind standardisiert. Genau hier entfalten
spezialisierte KI-Anwendungen ihren größten Nutzen. Sie analysieren Belege,
bereiten Kontierungen vor, führen Plausibilitätsprüfungen durch oder
identifizieren auffällige Buchungen. Auch bei Reviews von Finanzbuchhaltungen,
der Vorbereitung von Rückstellungen oder der Auswertung großer Datenmengen
unterstützen sie bereits heute spürbar.
Die fachliche Verantwortung bleibt dabei jederzeit beim Steuerberater. KI
übernimmt zeitintensive Vorarbeiten, filtert relevante Informationen und weist
auf Auffälligkeiten hin. "Die spannendste Entwicklung ist nicht, dass KI
schneller arbeitet als Menschen. Wirklich interessant wird sie dort, wo sie
Routinetätigkeiten übernimmt und Freiräume für Qualitätssicherung, Beratung und
die persönliche Begleitung der Mandanten schafft", sagt Ken Keiper.
Ihr volles Potenzial entfaltet künstliche Intelligenz allerdings erst dann, wenn
sie sinnvoll in bestehende Kanzleiprozesse integriert wird. Nur so entstehen
spürbare Effizienzgewinne und Freiräume für die Aufgaben, bei denen fachliche
Expertise und persönliche Beratung den entscheidenden Unterschied machen.
Die Qualität der Prozesse entscheidet über den Erfolg von KI
Doch so groß die Potenziale künstlicher Intelligenz inzwischen auch sind - sie
kann nicht jedes Problem innerhalb einer Steuerkanzlei lösen. Gerade dort, wo
Strukturen unklar sind, Verantwortlichkeiten fehlen oder Mandanten nicht
zuverlässig mitarbeiten, stößt selbst die leistungsfähigste Technologie an ihre
Grenzen. Denn KI arbeitet auf Grundlage vorhandener Daten. Sind diese
unvollständig, verspätet oder fehlerhaft, können auch die Ergebnisse nicht
überzeugen. Besonders deutlich zeigt sich das in der Zusammenarbeit mit
Mandanten: Fehlende Belege, unvollständige Unterlagen oder verspätete
Informationen gehören nach wie vor zu den größten Zeitfressern im Kanzleialltag.
"Künstliche Intelligenz ersetzt keine funktionierenden Prozesse. Sie macht
vielmehr sichtbar, an welchen Stellen Strukturen, Abläufe oder die
Zusammenarbeit mit Mandanten verbessert werden müssen", erklärt Ken Keiper von
Novist®.
Genau deshalb gewinnt ein Thema zunehmend an Bedeutung, das viele Kanzleien
bislang eher am Rande betrachtet haben: die Qualität ihres Mandantenstamms.
Mandanten, die digitale Prozesse mittragen, Unterlagen vollständig bereitstellen
und aktiv mitarbeiten, schaffen die Grundlage dafür, dass moderne Technologien
ihr Potenzial überhaupt entfalten können. Umgekehrt binden unzuverlässige
Mandanten überproportional viele Ressourcen. Erinnerungen, Rückfragen und
Fristverlängerungen kosten Zeit - Zeit, die an anderer Stelle für Beratung und
wertschöpfende Tätigkeiten fehlt.
Die Bereitschaft zur digitalen Zusammenarbeit entwickelt sich damit zunehmend zu
einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Denn moderne Technologien können ihr
Potenzial nur dort entfalten, wo Datenqualität, Prozesse und Zusammenarbeit
stimmen.
Warum Prozesse und Rollen wichtiger sind als einzelne Tools
Funktionierende Abläufe allein reichen jedoch nicht aus. Genauso entscheidend
ist die Frage, wie Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Kanzlei
organisiert sind. Denn erst wenn Rollen klar definiert sind, lässt sich
künstliche Intelligenz gezielt dort einsetzen, wo sie den größten Mehrwert
schafft. Genau deshalb greift auch die häufig gestellte Frage nach dem "besten
KI-Tool" zu kurz. "Viele Kanzleien suchen nach dem besten KI-Werkzeug. Die
entscheidende Frage lautet jedoch: Welche Rolle soll welche Aufgabe künftig
übernehmen? Erst dann lässt sich beurteilen, welche Technologie tatsächlich
sinnvoll ist", sagt Ken Keiper.
Genau an diesem Punkt setzt Novist® mit der Ensemble-Kanzlei an - einem eigens
entwickelten Organisationsmodell für Steuerkanzleien. Anstatt Mitarbeitende als
Generalisten zu betrachten, definiert das Konzept klare Rollen,
Verantwortlichkeiten und Abläufe. Dadurch wird sichtbar, welche Aufgaben
automatisiert werden können, wo fachliche Prüfung unverzichtbar bleibt und
welche Unterstützung die einzelnen Mitarbeitenden tatsächlich benötigen. Das
zeigt sich besonders in der Finanzbuchhaltung: Wer Belege bearbeitet, benötigt
andere Unterstützung als jemand, der Finanzbuchhaltungen prüft oder
Jahresabschlüsse erstellt. Eine einzige KI-Lösung kann diesen unterschiedlichen
Anforderungen deshalb kaum gleichermaßen gerecht werden.
Auf dieser Grundlage wird auch die Integration künstlicher Intelligenz geplant.
Statt zunächst nach neuer Software zu suchen, analysiert Novist® gemeinsam mit
der Kanzlei Rollen, Verantwortlichkeiten und wirtschaftliche Schwerpunkte. Erst
anschließend wird festgelegt, an welchen Stellen künstliche Intelligenz einen
echten Mehrwert schafft. So wird Technologie nicht zum Selbstzweck, sondern
gezielt dort eingesetzt, wo sie Mitarbeitende sinnvoll entlastet und die
Arbeitsabläufe der Kanzlei nachhaltig verbessert.
Warum KI zur strategischen Entscheidung für Steuerkanzleien wird
Künstliche Intelligenz verändert nicht nur einzelne Arbeitsabläufe, sondern
zunehmend auch die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen der Steuerberatung. Gerade
klassische deklaratorische Leistungen wie Finanzbuchhaltung, Jahresabschlüsse
oder Steuererklärungen sind stark standardisiert und damit besonders gut für
Automatisierung geeignet. Die STAX-2024-Auswertung zeigt, dass genau diese
Leistungen noch immer zu den wichtigsten Umsatzträgern vieler Kanzleien gehören.
"Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, welche Aufgaben künftig
automatisiert werden können. Viel wichtiger ist, wofür Steuerkanzleien die
dadurch frei werdenden Kapazitäten nutzen", sagt Ken Keiper. Genau darin liegt
aus seiner Sicht die eigentliche strategische Herausforderung. Wer die gewonnene
Zeit gezielt für Beratung, Mandantenbetreuung und hochwertige Leistungen
einsetzt, kann seine Kanzlei langfristig stärken. Wer sie dagegen ausschließlich
zur Effizienzsteigerung nutzt, schöpft ihr Potenzial nur teilweise aus.
"Künstliche Intelligenz wird die Steuerberatung nicht ersetzen. Erfolgreich
werden jedoch jene Kanzleien sein, die neue Technologien gezielt in ihre
Strategie integrieren und die frei werdenden Kapazitäten bewusst für hochwertige
Beratung und die Weiterentwicklung ihrer Kanzlei nutzen", fasst Ken Keiper
zusammen.
Sie möchten das Potenzial künstlicher Intelligenz für Ihre Steuerkanzlei gezielt
nutzen und eine Strategie entwickeln, die zu Ihren Prozessen, Mitarbeitenden und
Mandanten passt? Dann melden Sie sich jetzt bei Ken Keiper von Novist®
(https://novist.de) und vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch!
Pressekontakt:
Novist® GmbH
E-Mail: mailto:info@novist.de
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