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München (ots) - Neue Software wird eingeführt, Projekte laufen nach Plan und
dennoch bleibt der erhoffte Nutzen aus. Viele Unternehmen investieren Millionen
in die Digitalisierung, doch an den entscheidenden Schnittstellen zwischen
Fachbereichen, IT, Dienstleistern und Management entstehen Missverständnisse,
Verzögerungen und Reibungsverluste. Das eigentliche Problem ist oft nicht die
Technologie, sondern die Art, wie Menschen miteinander kommunizieren und
zusammenarbeiten.
Dadurch scheitern die meisten IT-Projekte nicht an mangelnder Kompetenz oder
fehlender Technologie, sondern daran, dass Informationen an jeder Übergabe ein
Stück verloren gehen. Wer diese Kommunikationslücken schließt, macht aus der IT
einen echten Wertschöpfungspartner. Nachfolgend lesen Sie, warum so viele
Digitalisierungsprojekte hinter ihren Erwartungen zurückbleiben, welche
typischen Kommunikationsfehler Unternehmen immer wieder machen und wie
Führungskräfte die Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereichen nachhaltig
verbessern können.
Wenn alle das Richtige tun und trotzdem das Falsche entsteht
Viele Digitalisierungsprojekte beginnen mit einer klar formulierten Anforderung.
Doch schon an dieser Stelle entstehen häufig Missverständnisse. Fachbereiche
beschreiben oft bereits die gewünschte Lösung, obwohl eigentlich das zugrunde
liegende Problem entscheidend wäre. Die eigentliche Absicht bleibt dadurch
unausgesprochen und geht auf dem weiteren Weg durch das Projekt verloren.
Mit jeder Übergabe verändert sich die Information ein Stück. Aus einer
fachlichen Anforderung wird eine technische Spezifikation, daraus entstehen
Arbeitspakete und schließlich einzelne Tickets für die Umsetzung. Jeder Schritt
ist für sich nachvollziehbar und fachlich korrekt. Gleichzeitig verschwindet
jedoch immer mehr Kontext. Am Ende wird häufig genau das entwickelt, was
dokumentiert wurde - aber nicht unbedingt das, was ursprünglich gebraucht wurde.
Dabei gehen in den meisten Projekten nicht die Informationen selbst verloren.
Unternehmen dokumentieren heute mehr als je zuvor, erstellen detaillierte
Spezifikationen, führen Ticketsysteme und halten Entscheidungen sorgfältig fest.
Verloren geht vielmehr die Bedeutung hinter einer Anforderung. Warum ein
bestimmtes Problem gelöst werden soll, welche Situation dahintersteht und
welches Ziel tatsächlich erreicht werden soll, lässt sich nur begrenzt in
Dokumenten festhalten. Genau dieser fehlende Kontext führt dazu, dass alle
Beteiligten sorgfältig arbeiten und dennoch am eigentlichen Bedarf
vorbeientwickeln.
Warum Rückfragen oft ausbleiben
Ein weiteres Problem entsteht während der Umsetzung. Entwickelnde oder externe
Dienstleister stoßen regelmäßig auf Punkte, die sich unterschiedlich
interpretieren lassen. Theoretisch könnten sie nachfragen. In der Praxis ist
dieser Weg jedoch häufig lang, weil mehrere Ansprechpartner eingebunden sind
oder Entscheidungen erst abgestimmt werden müssen. Stattdessen werden Annahmen
getroffen, die plausibel erscheinen, aber nicht zwingend richtig sind. Aus einer
zunächst kleinen Unklarheit entstehen so oft Fehler, die sich durch den weiteren
Projektverlauf ziehen und erst spät auffallen.
Dass sich solche Kommunikationswege unmittelbar auf den Projekterfolg auswirken,
zeigen auch wissenschaftliche Untersuchungen. Forschende um James Herbsleb
konnten nachweisen, dass Arbeitspakete mit mehreren beteiligten Standorten
deutlich mehr Zeit benötigen als vergleichbare Aufgaben an einem Ort.
Gleichzeitig erschwert räumliche Distanz den informellen Austausch, der gerade
bei unerwarteten Fragen oft entscheidend ist. Mehr Dokumentation allein kann
diese Lücke deshalb nicht schließen.
Warum Probleme oft erst spät sichtbar werden
Besonders tückisch ist, dass Fehler häufig lange unentdeckt bleiben. Jede
beteiligte Abteilung erfüllt ihre Aufgaben, Termine werden eingehalten und
Statusberichte zeigen Fortschritte. Im Mittelpunkt stehen dabei vor allem
Budgets, Zeitpläne und erledigte Arbeitsschritte. Kaum überprüft wird hingegen,
ob die ursprüngliche Anforderung entlang des Projekts noch von allen Beteiligten
gleich verstanden wird. Ob Informationen an den zahlreichen Übergaben
vollständig angekommen sind oder bereits unterschiedlich interpretiert werden,
bleibt dadurch meist unsichtbar.
Kommt es später zu Nachbesserungen, werden die Ursachen deshalb häufig in der
Technik oder der Projektsteuerung gesucht. Tatsächlich liegen sie oft wesentlich
früher im Projektverlauf. Missverständnisse verstärken sich entlang der gesamten
Kommunikationskette, führen zu zusätzlichen Rückfragen, Nacharbeit und weiteren
Übergaben. Dadurch entsteht ein Kreislauf, in dem jede neue Abstimmung erneut
Kontext kosten kann.
Kommunikation als Führungsaufgabe
Führungskräfte können diese Risiken deutlich reduzieren, ohne neue Prozesse oder
umfangreiche Regelwerke einzuführen. Entscheidend ist zunächst, die Zahl der
Übergaben zwischen Fachbereich und Umsetzung möglichst gering zu halten. Ebenso
wichtig ist, dass jede Anforderung ihren fachlichen Zweck bis zur technischen
Umsetzung behält und nicht nur beschreibt, was entwickelt werden soll, sondern
auch warum. Darüber hinaus lohnt es sich, die Zeit bis zur Beantwortung
fachlicher Rückfragen zu beobachten. Je schneller Unsicherheiten geklärt werden
können, desto seltener müssen Mitarbeitende auf Vermutungen zurückgreifen.
Technologie entscheidet darüber, was technisch möglich ist. Ob ein Projekt am
Ende den gewünschten Nutzen erzielt, hängt jedoch von weit mehr ab als einer
funktionierenden Software oder einem eingehaltenen Zeitplan. Entscheidend ist,
ob das gemeinsame Verständnis über das eigentliche Ziel während des gesamten
Projekts erhalten bleibt. Kommunikation ist deshalb keine weiche
Begleitmaßnahme, sondern eine zentrale Voraussetzung dafür, dass Digitalisierung
nicht nur technisch funktioniert, sondern auch den erwarteten Mehrwert für das
Unternehmen schafft.
Über René Schröder
René Schröder ist Gründer und Geschäftsführer der RegSus Consulting GmbH in
München. Seit über 20 Jahren begleitet er IT-Transformationen im
DACH-Mittelstand sowie in regulierten Branchen wie Energie, Pharma und
Finanzdienstleistungen. Sein Schwerpunkt liegt auf der Zusammenarbeit zwischen
IT und Fachbereich. Er ist Autor mehrerer Bücher zu IT und Business, zuletzt
"E-Mails über den Zaun werfen ist keine Kommunikation" und "Wir irren uns gern
gemeinsam". Mehr Informationen unter: https://regsus.de/
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Vertreten durch: René Schröder
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