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Hürth (ots) - Millioneninvestitionen in ERP-Systeme, digitalisierte Prozesse und
moderne IT-Landschaften - für viele mittelständische Unternehmen schien die Welt
lange Zeit in Ordnung. Doch steigender Wettbewerbsdruck, Fachkräftemangel und
der aktuelle KI-Boom stellen diese vermeintliche Komfortzone zunehmend infrage.
Wer jetzt auf die falsche Strategie setzt, riskiert hohe Kosten, langwierige
IT-Projekte und wertvolle Marktanteile. Wie aber gelingt der Weg zu mehr
Effizienz, ohne bestehende Systeme komplett auf den Kopf zu stellen?
Das ERP-System läuft, die Kundendaten sind gepflegt, die Produkte sind angelegt
- auf den ersten Blick scheint also alles in Ordnung. So sieht der Alltag in
vielen mittelständischen Handels-, Großhandels-, Maschinenbau-, Industrie- und
Logistikunternehmen aus. In den vergangenen zehn bis fünfzehn Jahren wurde viel
in die Digitalisierung investiert. Entsprechend groß ist die Erwartung, dass die
vorhandenen Systeme heute auch einen schnellen und effizienten Vertrieb
ermöglichen. Im Tagesgeschäft zeigt sich jedoch häufig ein anderes Bild:
Kundenanfragen werden noch immer manuell aus E-Mails, PDF-Dateien,
Telefonnotizen oder Excel-Tabellen übernommen und ins ERP-System übertragen.
Anschließend durchlaufen Angebote mehrere Prüf- und Freigabeschritte, an denen
oft vier oder fünf Personen beteiligt sind. Selbst in gut digitalisierten
Unternehmen dauert dieser Prozess häufig rund vier Stunden, in anderen Betrieben
sogar mehrere Tage. "Wer seinen Vertrieb weiterhin auf manuelle Übergaben,
Copy-and-paste-Arbeit und sequenzielle Freigabeschleifen aufbaut, verliert nicht
nur Zeit - er verliert Schlagzahl, Marge und am Ende auch Kunden", warnt Dr.
Alexander Nichau, Geschäftsführer der niologic GmbH.
"Der effektivste Einstieg in die KI-Transformation ist ein umsatznahes Thema wie
die Vertriebsautomatisierung, weil sich Investitionen in Datenaufbereitung,
Schnittstellen und Automatisierung dort wirtschaftlich sauber begründen lassen",
erklärt Dr. Alexander Nichau. Genau hier setzt die niologic GmbH an. Das
Unternehmen unterstützt mittelständische Betriebe dabei, bestehende ERP-Systeme
als führende Systeme beizubehalten und externe KI-Automatisierung über digitale
Schnittstellen anzubinden - ohne teures Upgrade, ohne Cloud-Zwang und ohne
jahrelanges Migrationsprojekt. Dr. Alexander Nichau beschäftigt sich seit mehr
als einem Jahrzehnt mit KI-gestützter Prozessautomatisierung, maschinellem
Lernen und datengetriebenen Lösungen für den Mittelstand. Dass dieser Ansatz in
der Praxis funktioniert, zeigt unter anderem ein Projekt bei den SCHÜTZ Werken
in Selters. Dort führte die Vertriebsautomatisierung im B2B-Industriebedarf nach
Angaben von Dr. Alexander Nichau zu Einsparungen im mittleren sechsstelligen
Bereich und zu einer besseren Auslastung eines entsprechenden Teilbetriebs.
Warum das ERP-System meist nicht das eigentliche Problem ist
Viele mittelständische Unternehmen haben in den vergangenen Jahren erhebliche
Summen in ihre ERP-Landschaften investiert. Nach der Projekterfahrung von Dr.
Alexander Nichau liegen die Kosten für Einführung und Anpassung bei Unternehmen
mit einem Jahresumsatz von etwa 100 bis 200 Millionen Euro häufig zwischen 2,5
und 5 Millionen Euro. Hinzu kommen laufende Wartungs- und Betriebskosten.
Vor diesem Hintergrund stellt sich für viele Entscheider die Frage, ob
zusätzliche Effizienzgewinne tatsächlich nur über ein weiteres ERP-Projekt
erreichbar sind. Denn neue KI-Funktionen werden von vielen Anbietern an
kostspielige Upgrades, höhere Lizenzgebühren oder einen Wechsel in die Cloud
geknüpft. Gleichzeitig dauern solche Vorhaben nicht selten ein bis zwei Jahre
und binden erhebliche interne Ressourcen. "Gleichzeitig sehen wir in der KI-Welt
Innovationszyklen von 6 bis 8 Wochen bis zu einem nächsten KI-Modell. Die
Leistungsfähigkeit verdoppelt sich hier derzeit ca. alle 9 Monate. Es ist somit
durchaus sinnvoll, KI-Modelle losgelöst vom ERP-System zu betrachten."
Aus Sicht von Dr. Alexander Nichau liegt der größere Hebel deshalb häufig nicht
im Austausch bestehender Systeme, sondern in der intelligenten Automatisierung
der Prozesse rund um das ERP-System.
Warum Datenqualität und Semantik über den Erfolg entscheiden
Damit KI Kundenanfragen zuverlässig verstehen und verarbeiten kann, benötigt sie
weit mehr als nur technische Schnittstellen. Entscheidend ist die sogenannte
Semantik - also die fachliche Bedeutung von Produktnamen, Kundenausdrücken,
Artikelnummern, Abkürzungen und internen Bezeichnungen. Genau hier liegt in
vielen Unternehmen eine besondere Herausforderung: Dieselben Produkte oder
Leistungen werden häufig auf unterschiedliche Weise bezeichnet. Für ein und
dasselbe Produkt existieren beispielsweise verschiedene Handelsnamen, frühere
Produktbezeichnungen, interne Kürzel oder kundenspezifische Nummernsysteme.
Kunden verwenden zudem oft Trivialnamen, EAN- oder GTIN-Codes sowie eigene
Artikelnummern. Eine KI muss diese Zusammenhänge erkennen und richtig einordnen
können, um Anfragen korrekt zuzuordnen und passende Angebote vorzubereiten.
Deshalb legt die niologic GmbH großen Wert auf die Aufbereitung von
Produktdaten, Stammdaten, Lieferantendaten und Zuordnungstabellen. "Eine
gepflegte Semantik ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass eine KI eingehende
Kundenanfragen zuverlässig versteht, Produkte korrekt dem internen Katalog
zuordnet und automatisierte Angebotsprozesse auslöst", betont Dr. Alexander
Nichau von der niologic GmbH. Erst wenn diese Grundlagen geschaffen sind, kann
KI zuverlässig und wirtschaftlich arbeiten.
Wie KI Angebote und Preise innerhalb weniger Sekunden vorbereitet
Sind Datenbasis und Semantik vorbereitet, beginnt die eigentliche
Automatisierung. Eingehende Kundenanfragen werden automatisch analysiert: Die KI
erkennt Produkte, Mengen und Anforderungen, ordnet sie dem internen
Produktkatalog zu und greift über digitale Schnittstellen auf das ERP-System zu.
Dort können Angebote angelegt und Preisberechnungen vorbereitet werden.
Dabei berücksichtigt die KI hinterlegte Preislogiken, Mindestmengen,
Einkaufskonditionen und Freigaberegeln. Standardfälle lassen sich weitgehend
automatisiert vorbereiten, während komplexere Vorgänge weiterhin von
Mitarbeitern geprüft werden.
"Eine automatisierte Angebots- und Preisberechnung kann ohne großes Tuning in
etwa fünf bis zehn Sekunden durchgeführt werden - eine Angebotsdurchlaufzeit,
die sich damit von rund vier Stunden auf wenige Sekunden verkürzt", erklärt Dr.
Alexander Nichau von der niologic GmbH. Dadurch werden Mitarbeiter von
repetitiven Tätigkeiten entlastet und können sich stärker auf Kundengespräche,
Beratung und Abschlüsse konzentrieren.
Automatisierte Preissteuerung als Hebel für bessere Margen
Die Vertriebsautomatisierung beschleunigt dabei nicht nur die Prozesse, sondern
eröffnet auch neue Möglichkeiten bei der Preisgestaltung. So ist es Unternehmen
dann möglich, Preise häufiger zu überprüfen, Marktreaktionen zu analysieren und
Preisstrategien deutlich flexibler zu steuern. Gerade bei hohem Anfragevolumen
entsteht daraus ein klarer Wettbewerbsvorteil. Denn wer schneller kalkuliert und
seine Preislogik datenbasiert steuert, verbessert nicht nur die Effizienz,
sondern auch die Profitabilität.
Insbesondere bei Unternehmen mit 100.000 und mehr Artikelkombinationen kommen
klassische ERP-Systeme bei stündlichen Neuberechnungen an ihre Grenzen. Hier
ergibt es Sinn, KI und Preisberechnung an spezialisierte Systeme auszulagern.
Nach den Erfahrungen von Dr. Alexander Nichau sind dadurch in geeigneten
Anwendungsfällen Margensteigerungen von mindestens 25 Prozent möglich. Besonders
in Märkten mit schwankenden Verfügbarkeiten oder starkem Wettbewerbsdruck
entstehen zusätzliche Potenziale. Unternehmen können Marktreaktionen besser
auswerten, Verfügbarkeiten berücksichtigen und Preisentscheidungen deutlich
schneller treffen.
Warum die Vertriebsautomatisierung oft der Einstieg in eine größere
KI-Transformation ist
Die Vorteile enden allerdings nicht im Vertrieb. Die gewonnenen Daten lassen
sich später auch für Einkauf, Logistik und weitere Geschäftsbereiche nutzen.
Unternehmen erkennen genauer, welche Produkte regelmäßig nachgefragt werden,
welche Waren beschafft werden sollten und wie sich Marktbewegungen frühzeitig
erkennen lassen. Dadurch entsteht Schritt für Schritt eine datenbasierte
Unternehmenssteuerung. Der Vertrieb liefert dabei den wirtschaftlichen
Business-Case und schafft gleichzeitig die Grundlage für weitere
Automatisierungsprojekte. Für viele Mittelständler wird die
Vertriebsautomatisierung damit zum Einstiegspunkt in eine umfassendere
KI-Transformation.
Mehr Effizienz ohne ERP-Großprojekt
Für Geschäftsführer und CFOs ist die entscheidende Erkenntnis oft überraschend:
Moderne KI erfordert nicht zwangsläufig ein neues ERP-System. Statt bestehende
Investitionen infrage zu stellen, können Unternehmen ihre vorhandenen Systeme
weiter nutzen und gezielt erweitern.
Nach Einschätzung von Dr. Alexander Nichau sind die technische Machbarkeit,
erste Pilotprojekte und die Entscheidung über einen breiteren Einsatz häufig
innerhalb von acht bis zwölf Wochen möglich. Damit entstehen deutlich schneller
messbare Ergebnisse als bei klassischen ERP-Großprojekten, die nicht selten ein
bis zwei Jahre dauern. "Menschen verkaufen weiterhin an Menschen. Unser Ziel ist
nicht, den Vertrieb zu ersetzen, sondern ihn von administrativen Aufgaben zu
entlasten. So gewinnen Unternehmen Geschwindigkeit, bessere Margen und mehr Zeit
für das, was im Vertrieb wirklich zählt: den Kunden", fasst Dr. Alexander Nichau
abschließend zusammen.
Sie möchten Ihre Angebotsprozesse beschleunigen und KI nutzen, ohne Ihr
ERP-System auszutauschen? Dann vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches
Beratungsgespräch mit Dr. Alexander Nichau (https://niologic.de/unternehmen/)
und erfahren Sie, wie sich KI wirtschaftlich sinnvoll in Ihre bestehende
Systemlandschaft integrieren lässt!
Pressekontakt:
niologic GmbH
Vertreten durch: Dr. Alexander Nichau
E-Mail: mailto:info@niologic.de
Website: https://niologic.de/mission.html
Ruben Schäfer
E-Mail: mailto:redaktion@dcfverlag.de
Weiteres Material: http://presseportal.de/pm/182383/6302799
OTS: niologic GmbH
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